Обязан ли ИП вести кассовую книгу: рассматриваем вопрос

По кассовой дисциплине надо ли вести кассовую книгу ИП и для чего? Что говорят на этот счет законодательные требования РФ? Разберемся в нюансах оформления наличных расчетов предпринимателя.

Ограничение наличных расчётов

Прежде чем говорить, нужно ли ИП вести кассовую книгу, стоит определиться с основаниями необходимости подобного отчёта. Российским законодательством предусмотрено использование как безналичных, так и наличных расчётов в бизнесе.

Однако Центробанк устанавливает ограничения для расчётов наличными между:

• юр. лицами (ЮЛ);
• ЮЛ и ИП;
• предпринимателями.

Предельно допустимое значение в рамках одного договора – 100 000 р., если соглашение заключено в валюте – то эквиваленту по курсу ЦБ.

Не подлежат лимитированию следующие операции с наличностью:

• выплата з/п;
• перечисление выплат социального характера;
• выдача под отчёт;
• изымаемые из кассы средств на личные нужды предпринимателя.

К дополнительным операциям этого перечня относятся:

• расчёты при непосредственном участии Банка России;
• платежи в пользу таможни, налоговые отчисления;
• выплаты по кредитам.

Важно помнить, что ограничение действует в рамках одного договора, без учёта особенностей и условия его заключения:

1. Вид – не важен предмет сделки – займ, поставка продукции, оплата услуг.
2. Срок – неважен срок, даже долгосрочный.
3. Периодичность – не имеет значения порядок расчётов: даже если договором предусмотрена частичная оплата, общая сумма должна не превышать лимит.
4. Дополнительные условия. Если пришлось заключать доп. соглашение на выплату пеней, штрафов, неустоек, если ранее сумма наличного расчёта превысила 100 тыс. р., превышать лимит запрещено.

Когда в кассу ИП поступили средства, не с расчётного счёта предпринимателя, а иных источников (например, возвращены неиспользованные подотчётные средства, займ), то изымать деньги из таких поступлений для расчётов не из перечня ЦБ, нельзя. Изымать наличные на цели, регламентируемые спец. перечнем, нельзя.

Прежде требуется сдать деньги в банк для зачисления на счёт, а после оформить выдачу. Это грозит двойной комиссией.

Превышение лимита наличных расчётов влечёт привлечением к административной ответственности. Размер штрафа 4-5 тыс. р. Срок привлечения к ответственности ограничен 2 месяцами с даты подписания договора.

Стоит отметить, что кассовая дисциплина для предпринимателей осуществляется в упрощённой форме, так, например, ИП на ЕНВД вправе не осуществлять регистрацию проводок по кассе в книге, если фактически производится учёт доходной части и расходной, которая является налогооблагаемой базой.

Ограничение по сумме наличности действует и на получателя, и на отправителя средств. Но при выявленном нарушении ответственность возлагается на сторону, принявшую наличность.

Исправление ошибок в документах (по учету кассовых операций) в 2019 году

Индивидуальный предприниматель может исправлять ошибки во всех документах, касающихся учета кассовых операций, кроме расходных и приходных кассовых ордеров (абз. 2 подп. 4.7 п. 4 Указания № 3210-У).

Для исправления ошибок в документах нужно зачернуть неправильные данные и указать правильную информацию с датой исправления. Все сделанные исправления заверяются подписью работника, занимавшегося оформлением документа. После этого приводится расшифровка исправления.

Кассовая книга ИП – как заполнить

Грамотное заполнение кассовой книги ИП не зависит от факта применения ККМ или использования спецрежимов. Правила внесения данных едины для всех хозяйствующих субъектов, типовые формы утверждены Госкомстатом в Постановлении № 88 от 18.08.98 г. Какие документы требуется вести при общем учете наличных денежных средств?

Кассовый документооборот включает в себя составление следующих форм:

• Кассовая книга КО-4.

• Приходные ордера КО-1.

• Расходные ордера КО-2.

• Ведомости – расчетно-платежная ф. Т-49, расчетная Т-51, платежная Т-53. Применяются по выбору в целях расчетов с персоналом по зарплате.

Перечисленные документы составляют костяк учета наличных операций, а кассовая книга – сводный журнал, где отображается движение по приходу и расходу денег. Документ открывается на календарный год и ведется в хронологическом порядке. Формат – электронный или бумажный. Первая распечатывается по итогам периода, вторая оформляется по каждому кассовому дню. Ответственным сотрудником за заполнение КО-4 назначается кассир ИП, заверение документа возлагается на предпринимателя. Поговорим о правилах заполнения журнала.

Порядок формирования кассовой книги ИП:

• Титульный лист – приводятся реквизиты предпринимателя: полные ФИО, коды, отчетный период.

• Внутренние листы – на каждый кассовый день отводится одна страница, где указывают данные по приходным операциям (путем внесения номеров/дат ПКО) и расходным (путем отображения данных по номерам/датам РКО). В конце дня подбиваются итоги по приходу и расходу, рассчитывается остаток средств в кассе. Кассир сверяет документарные данные и фактическую наличность.

• Последний лист – здесь выполняется заверение книги: журнал прошивается, страницы предварительно нумеруются, а на внешней стороне документа указывается число страниц и подпись с датой. Данная норма по Указаниям № 3210-У более не является обязательной, отсутствие прошивки и заверения нарушением не считается.

Заполнение кассовой книги должно осуществляться без ошибок, исправлений и помарок. Если была допущена неточность, исправление делается по правилам корректировки – путем зачеркивания неверной записи, внесения верной, заверения подписью ИП. Если за день никаких операций в кассе предпринимателя не проводилось, делать записи в ф. КО-4 не требуется.

Образец типового бланка кассовой книги ф. КО-4 можно скачать здесь.

Расходование наличной выручки ИП в 2019 году

Кассовая дисциплина в 2019 году позволяет ИП расходовать выручку из кассы только на определенные цели. К примеру, нельзя тратить кассовую выручку на:

• выдачу и возврат займов и оплату процентов по ним;
• операции с ценными бумагами;
• оплату аренды недвижимости;
• организацию (проведение) азартных игр.

В Указании № 3073-У Банка России говорится о том, что для целей, перечисленных выше, сначала нужно внести наличные деньги на расчетный счет ИП, а затем снять наличные с расчетного счета (можно использовать банковскую карту оформленную на физ.лицо, а не на ИП).

Денежные средства, которые предприниматель снимает со своего расчетного счета и внесенные в кассу в его налоговом учете не отражаются (письмо Минфина России от 08.07.2009 № 03-11-09/241).

Базовые аспекты ↑

С 1.01.2012 вплоть до 1.06.2014 основная часть предпринимателей была обязана вести кассовую книгу.

После внесения поправок в законодательство кассовый учет для ИП упростился. Указание ЦБ ОФ №3210-У от 11.03.2014 вступила в силу 1.06.2014.

Именно с этого времени предприниматели получили право вести кассовые операции в упрощенном порядке, нововведение существенно облегчило документооборот ИП.

Но в основном касается это представителей малого предпринимательства, чей бизнес имеет небольшие объемы. Значение имеет отсутствие наемных работников и регулярных наличных оборотов.

В то же время частые расчеты денежной наличностью требуют детального учета. А если учет ведется бухгалтерским или кассовым работником, то не стоит пренебрегать установленными правилами кассовой дисциплины.

От правильно налаженного учета осуществляемых операций зависит сохранность финансов. Такая неоднозначность оставляет открытым вопрос, надо ли вести кассовую книгу ИП.

Необходимые термины

Кассовая дисциплина являет собой общность обязательных норм, содержащихся в нормативах ЦБ РФ.

Эти нормы должны исполнять все субъекты экономической деятельности, которые осуществляют расчеты с наличными деньгами. Причем значения не имеет объем поступающей наличности, специфичность деятельности или наличие расчетного счета.

Обязанность соблюдения кассовой дисциплины не связана с наличием или отсутствием ККМ. Так ИП на ЕНВД освобожден от необходимости применять кассовый аппарат, но не от соблюдения кассовой дисциплины.

При учете операций по кассе требуется наличие:

• кассовой книги;
• приходных и расходных ордеров;
• книги учета доходов и расходов;
• расчетных и платежных ведомостей.

Вся эта документация в общем и представляет первичный учет по кассовым операциям.

Кассовыми называются операции, касающиеся принятия, сохранения, и траты денег, зачисленных в кассу. Кассовая дисциплина неразрывно сплочена с определением «кассовых операций».

Соблюдение дисциплины по кассе подразумевает оформление кассовой книги, отображение всяких наличных операций, составление кассовых документов, соблюдение лимита расчетов.

Кассовая книга представляет собой особый журнал. В него заносятся сведения обо всех выполненных сделках с наличностью.

Кассовая книга регистрирует все приходы и расходы. Форма данного документа унифицирована, что упрощает процесс заполнения.

Назначение документа

Ведение кассовой книги необходимо для учета денежных средств при осуществлении контроля над использованием начальным капиталом и поступающей прибылью.

В книге отражается информация, что в определенный момент на основании конкретного документа осуществлен приход либо расход наличности.

Наличие кассовой книги способствует систематизации рабочего процесса. С помощью хронологических беспрерывных записей контролируются потоки движения средств.

Это облегчает управленческий учет, помогая выбрать направления для инвестиций и исключить убыточные вложения. Наличие кассовой книги у ИП значительно облегчает понимание бизнес-процессов.

Немаловажно и то, что записи в книги ведутся по стандартному образцу, что позволяет легко ознакомиться с ними любому заинтересованному лицу.

Правовое регулирование

До июня 2019 года вся общность кассовых операций производилась в соответствии с инструкцией Положения ЦБ РФ №373-П от 12.10.2011. С 1.06.2014 начало действовать Указание ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014.

Оно учредило обновленный порядок для кассовых операций юрлиц, а еще упростило кассовый учет для малого предпринимательства и индивидуальных предпринимателей.

Отныне ИП не должны в неукоснительном порядке выполнять учет кассовых операций в режиме, предопределенном для лиц юридических. Так ИП не надо вести кассовую книгу и можно не учреждать лимит наличных денег для кассы.

Но в то же время не существует запрета на использование кассовой книги. Если субъекту удобнее осуществлять контроль над движением наличности при помощи кассовой книги, то он может руководствоваться правилами, определенными для юрлиц.

После новых изменений ИП во избежание нарушения требований ЦБ РФ достаточно:

• иметь оборудованную кассу;
• блюсти кассовую дисциплину;
• не забывать о надобности использования ККМ в установленных законом случаях.

Кассовые документы

Говоря о том, обязан ли ИП вести кассовую книгу, нельзя не определиться с полным перечнем необходимых кассовых документов.

Различают следующие основные категории:

• приходные;
• расходные;
• регистры учёта, призванные обобщить информацию из первичных документов.

Законодательством разработаны следующие виды документов:

• приходный кассовый ордер – целью является фиксирование поступление наличности в кассу;
• расходный кассовый ордер – предназначен для оформления выдачи наличных из кассы;
• кассовая книга – для отображения всех операций с ККМ;
• журнал регистрации ПКО и РКО – для бухотчётности;
• книга учёта принятых и выданных средств.

Главным требованием, предъявляемым к кассовой документации, является отсутствие различного рода исправлений учётных регистров, а также помарок. Использование корректора строго запрещено.

Исправления могут быть внесены:

1. Если допущена ошибка при оформлении ПКО/РКО. Допускается перечеркнуть ошибочный бланк, составить новый. Ошибочный и перечёркнутый ордер подлежит сдаче вместе с отчётом за смену. Осуществление операций на основании ордеров с ошибками запрещается.
2. Ошибка допущена в одном из журналов или кассовой книге. Исправления производятся по правилам: некорректная запись перечёркивается, а над ней вносятся корректировки путём указания верного значения сумм или текста. Рядом с исправлением, где есть свободное место, требуется добавить надпись «Исправлено», заверенную подписями лиц, ответственных за КД. Важно внести расшифровку подписей, указать дату. Исправлять требуется все экземпляры.

Предприниматель должен организовать, определить место для хранения, а также сформировать порядок хранения кассовой документации на протяжении всего срока, регламентированного законодательством.

Общие правила хранения документации:

1. Сшивать стоит документы по дням. Сшив формируется не позднее следующего дня.
2. Сшивать требуется по порядку: в порядке возрастания номеров счетов, от Дт до Кт.
3. Все листы нумеруются.
4. Перед передачей в архив необходимо сформировать опись, в которой указать количество, названия сшивов.

Требования к продолжительности хранения регламентирует Федеральный закон «О бухгалтерском учёте»: первичная документация, а также регистры следует хранить в течение 5 лет. По окончании срока они могут быть уничтожены, только если нет никаких споров по указанным в них операциям или судебных разбирательств. Отсчёт начинается с даты отчётного года, когда документ был сформирован. Срок идентичен и для электронных форм. Исключением являются ведомости по заработной плате персонала, хранить которые требуется 75 лет.

Хранить документацию можно как самостоятельно, так и с привлечением специализирующихся на этом компаний. Фирмы предоставляют подобную услугу по договору за вознаграждение.

Полезное видео

О порядке ведения и заполнения кассовой книги, подробно рассказано в данном видео:

Если ИП ведет учет в бухгалтерской программе

Казалось бы, какая разница для кассовой дисциплины, ведет ИП учет вручную или с помощью бухгалтерской программы. Но, как показала практика, тонкости есть и здесь. Дело в том, что очень часто ИП ведет учет в обычной бухгалтерской программе, ориентированной на организации. А в большинстве таких программ кассовый учет строится на основе заполнения ПКО и РКО.

С одной стороны, ИП не составляет эти кассовые документы, а с другой — он их вводит в компьютер, как основу для бухучета. Для понимания ситуации нужно снова углубиться в изучение текста комментируемого Указания ЦБ РФ.

В той части текста, которая посвящена оформлению приходных и расходных ордеров, везде вместе с юридическим лицом упоминается и индивидуальный предприниматель. Это означает, что нормы Указания в этой части адресованы не только организациям, но и тем ИП, которые не воспользовались правом не оформлять кассовые документы. А вот в той части, что касается кассовой книги, упоминаний ИП нет. Только юридические лица.

Вот и получается, что если ИП в целях своего бухгалтерского учета все-таки оформляет ПКО и РКО, то он их должен оформлять в полном соответствием с нормами и правилами Указания ЦБ РФ. А кассовую книгу он в этом случае всё равно может не вести. Видимо, имеется в виду, что правильно оформленные кассовые ордера будут вписаны в книгу учета доходов и расходов.

Комментарии

Нажимая на кнопку «Отправить» вы подтверждаете, что ваш комментарий не содержит персональных данных в любой их комбинации

.

Выдача денег под отчет

В целом процедура выдачи наличных денег под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности осталось прежней. Как и раньше, основанием для такой выдачи служит заявление подотчетного лица с резолюцией руководителя.

Однако раньше сумму наличных и срок, на который они выдаются, должен был собственноручно писать руководитель в своей распорядительной надписи. Теперь же, и сумма и срок указываются в тексте заявления, а руководитель пишет только «выдать». Такой подход явно ближе к жизни, чем предыдущий. Форма заявления о выдаче денег под отчет так и осталась свободной.

ИП должен соблюдать правила выдачи денег под отчет

Требования к выдаче денег под отчет распространяются не только на организации, но и на индивидуальных предпринимателей, которые выдают деньги своему работнику. Поэтому если ИП сам берет деньги в кассе, хоть на личные нужды, хоть на осуществление деятельности, он никакого заявления не пишет (подробнее о подотчете у ИП см. «ИП берет деньги в кассе: вопросы кассовой дисциплины»). Если же ИП выдает сумму под отчет своему работнику, надо сначала взять у работника соответствующее заявление. Кстати, можно для этого создать универсальный первичный учетный документ, совместив заявление на выдачу денег под отчет с местом для распорядительной надписи предпринимателя с распиской о получении денег.

Подотчетником может стать и фрилансер

В стремлении дать максимально точное определение терминам, авторы Указания вошли в противоречие с Трудовым кодексом РФ.

Термин «работник»  определен как «лицо, с которым заключен трудовой или гражданско-правовой договор». С трудовым договором мы спорить не будем, а вот «гражданско-правовой» в отношении «работника» не должен применяться.

Но слов из песни не выкинешь, будем работать с тем, что написано. Всё бы ничего, если бы в связи с этим определением не случилось одна коллизия. Как и в предыдущем документе, так и в нынешнем Указании ЦБ РФ, выдача денег под отчет предусмотрена только работнику организации или индивидуального предпринимателя.

Раньше, когда в документе не было специального определения термина «работник», принималось определение из другой отрасли права. По Трудовому законодательству «работником» считается только тот человек, с которым заключен трудовой договор. Так испокон веков и повелось, что деньги под отчет можно выдавать только своему работнику. А тому, кто сотрудничает с организацией или ИП на основании договорагражданско-правового характера (ГПХ) выдавать деньги под отчет нельзя.

Сейчас получается, что слово «работник» получило расширительное толкование и деньги под отчет можно выдавать не только тем людям, с которыми заключен трудовой договор, но и с тем, с которыми заключен договор гражданско-правового характера.

Как суды оценят эту коллизию, нам еще предстоит узнать. Но на сегодняшний день следует признать, что подотчетником может стать и фрилансер, который привлекается к работе на основе договора гражданско-правового характера.Возможно, это осознанный шаг ЦБ в сторону упрощения наличного обращения.

Другие изменения

Остальные изменения в порядке ведения кассовых операций мы свели в таблицу.

Положение № 373-П (старое)	Указание № 3210-У (новое)
Листы кассовой книги должны быть прошиты, пронумерованы, заверены подписью руководителя и главного бухгалтера и скреплены печатью	Данное требование исключено из текста.
Требовалось хранить кассовые документы и кассовую книгу в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле.	Данное требование исключено из текста. Порядок хранения кассовых документов определяет руководитель организации.
При использовании ККТ выручка вносится в кассу одним приходным ордером на всю сумму выручки, полученной через кассовый аппарат.	Данный порядок распространен на применение вместо ККТ бланков строгой отчетности (БСО) при оказании услуг населению, а также товарных чеков и иных аналогичных документов, подтверждающих оплату при ЕНВД или ПСН.
Расчет лимита остатка наличных по формуле № 2 можно было применять только при отсутствии поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы и оказанные услуги.	Данное требование исключено из текста, следовательно, организация теперь может самостоятельно выбирать на основе какой формулы ей осуществлять расчет лимита.

Поделитесь в соц.сетях:

Оцените статью: (Пока оценок нет) Загрузка...