Помогите пожалуйста ответить на претензию

Выставление претензии и ответ на нее – одна из самых распространенных форм урегулирования спорных гражданско-правовых отношений. Часто на этом этапе спор и заканчивается, стороны так и не доходят до суда. В предыдущем номере журнала мы рассмотрели порядок написания и предъявления претензии*. В этом номере мы расскажем, как правильно ответить на полученную вами претензию.

Для чего нужен ответ на претензию

Даже если с точки зрения адресата, претензия не имеет под собой никаких оснований, ответить на нее необходимо, поскольку таким образом можно показать свое неравнодушие к высказанной проблеме, а также желание сохранить хорошие отношения и продолжать дальнейшее сотрудничество.

Кроме того, ответ, при дальнейшем развитии конфликта, может стать важным доказательством в суде.

Краткое содержание

• На претензию сколько даётся времени на ответ?
• В течение какого времени по закону нужно ответить на претензию после ее получения.
• С момента подачи претензии на товар прошло 18 дней, ответа не поступило, что делать?
• Нужно написать ответ на претензию, сколько будет стоить?
• Мне нужно написать ответ на претензию.
• В какой срок нужно ответить на до судебную претензию частному лицу?
• Что делать если ответ на претензию не поступил в 14-тидневный срок?
• Ответ на жалобу
• Ответ на иск
• Претензия на возврат
• Как ответить на претензию
• Как ответить на ответ на претензию

Ответ на претензионное письмо контрагента

Как следует отвечать на претензии по оплате задолженности? Выразить свое видение ситуации можно несколькими способами, ориентируясь на содержательное наполнение:

• признать правомочность требований контрагента и написать ему о положительном решении, принятом в его пользу. Указать, что его требования не вызывают нареканий и дебиторская задолженность будет погашена в предложенный им срок и в полном объеме;
• категорически отказаться от признания задолженности, грамотно обосновать свой ответ с помощью отсылок к законодательным актам, содержанию ранее заключенного договора или иным документам (результаты экспертного заключения о качестве товара, расписки о выполнении обязательств в отношении погашения долга). Заявителю же предлагается обратиться в суд;
• частично признать долговые обязательства, на основании чего предложить контрагенту собственные условия по погашению задолженностей.

До того, как писать ответные пояснения, нужно разобраться, что собой представляет претензия о взыскании долга, кто и по какому поводу может ее предъявить. Для подобного обращения требуется знать правила его составления, а унифицированный образец ответа можно получить, прибегнув к услугам юриста. Любая неточность, допущенная заявителем при оформлении требований, является официальным поводом для отказа в выполнении предлагаемых в письме действий. Ознакомиться с примером претензии и списком пунктов, подлежащих упоминанию в ней, так же можно в юридической консультации.

Обращение к профильному специалисту подразумевает, что ответчик не просто ознакомится с правилами оформления рекламаций, но и сможет сравнить полученное письмо с шаблоном. Только грамотный юрист способен помочь составить адекватный ответ на притязания контрагентов.

Кто составляет ответ на претензию

В разных организациях этим занимаются разные сотрудники. Чаще всего это юристы или секретари, взаимодействующие со всеми отделами компании. Иногда составление подобных писем возложено на руководителей ответственных подразделений или же рядовых сотрудников. При этом не следует забывать о том, что чем выше должность автора ответа, тем более убедительным будет его содержание для второй стороны.

Рекомендации по написанию ответа на претензию покупателя

В законе нет четкого требования к документам такого типа. Поэтому ответ на претензию покупателя составляется в свободной форме, основываясь на общие правила деловой переписки, содержащей мотивированны ответ на полученное от потребителя обращение. Общепринятые нормы структуры данного документа следующие:

1. Данные адресата (Фамилия, Имя, Отчество гражданина или сокращенное наименование покупателя и его адрес местонахождения).
2. Вносим дату и место составления ответа, исходящий номер письма (если в организации ведётся учет корреспонденции).
3. Мотивированный и аргументированный ответ на требования, выставленные в претензии.
4. Опись относящихся к делу документов (например, акт экспертизы).
5. Подпись руководителя или иного должностного лица, и печать организации.

Внимание! Составленный документ, с письменным ответом на претензию покупателя желательно составлять на фирменном бланке организации и обязательно заверять печатью и подписью руководителя.

Вот фотография с примерным образцом ответа оформленном по всем правилам:

Фотография ответа на претензию

к содержанию ↑

Как правильно ответить на обоснованную и необоснованную претензию

Сами по себе претензии покупателей или контрагентов могут иметь разный характер – как обоснованный, так и необоснованный. Нередко речь идет только о частично обоснованной претензии, соответственно, и ответ будет содержать удовлетворение только некоторых пунктов письма.

Ответ на обоснованную претензию

Поскольку в данном случае со стороны компании действительно имеет место нарушение, тон такого письма должен быть особенно дружелюбным. Если нарушены права потребителя, то своевременное реагирование на его обращение и реальное решение проблемы, а не простая отписка, практически всегда гарантирует, что он не обратится в суд. А в случае с контрагентами тоже лучше составить письмо в позитивном ключе, чтобы сохранить собственную деловую репутацию.

В структуре ответа на претензию можно придерживаться следующего образца:

1. Начинать нужно, как обычно, с именного обращения. Принято обращаться к должностному лицу или потребителю точно так же, как он указал себя в тексте обращения или как было принято до этого.

Уважаемый Юрий Сергеевич!

или

Уважаемая Елизавета!

2. Далее очень важно начать сразу со своих изменений:

Коллектив компании «Бенилюкс» и лично генеральный директор Вожеватов И.Н. приносят Вам свои искренние извинения в связи с возникшими трудностями по несоответствию качества товара заявленным характеристикам.

3. После этого нужно более четко сформулировать проблему, чтобы пострадавшая сторона получила уверенность, что контрагент действительно детально ознакомился с его претензией. Здесь же нужно выразить безусловное признание своей ошибки.

Ознакомившись с вашим письмом, мы узнали, что товар, приобретенный Вами в нашем интернет-магазине, действительно был доставлен не в полном объеме, а именно: офисное кресло было укомплектовано без подлокотников. Это, бесспорно, наша ошибка, которая произошла по причине невнимательности сотрудников склада, собиравших Ваш товар.

4. Станьте на сторону пострадавшей стороны, буквально войдите в ее положение.

Мы полностью понимаем причины Вашей неудовлетворенности, а также мотивы, побудившие к составлению обращения претензионного характера.

5. Теперь нужно конкретно описать, какие меры примет компания, чтобы подобные случаи не повторялись.

Доводим до Вашего сведения, что работникам Верховскому А.Н. и Светозаровой Е.А. было выражено письменное замечание, по факту которого они составили объяснительные с заверением о том, что подобные случаи больше не повторятся. Поэтому Вы можете быть уверены, что в дальнейшем сможете получить качественный сервис в нашем магазине.

6. В конце нужно дать понять собеседнику, что вы готовы примириться с ним. Если ущерб действительно приобрел довольно большие масштабы, следует также выдвинуть предложение о том, как вы намерены исправить ситуацию. Важно убедить собеседника в том, что вы полностью понимаете его неудобства и спешите реально исправить ситуацию.

Наша компания понимает, что Вам доставлен ощутимый ущерб, поэтому в знак извинения направляем в подарок дополнительный комплект подлокотников, который поможет продлить срок службы Вашего кресла.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Слова с категоричной или негативной окраской («проблема», «претензия», «жалоба» «вы должны») лучше не использовать, а вместо них употребить соответственно: «ситуация», «обращение», «письмо», «вам следует» или «вы можете».

Ответ на необоснованную претензию

В данном случае ответ будет более коротким, тем не менее важно понимать, что для сохранения собственной деловой репутации не следует присылать обычную отписку. Любой потребитель или контрагент интуитивно хорошо чувствуют, чем отличается мотивированный отказ от типичной отписки. Если фирма дорожит своей репутацией, то в ответе на претензию, составленному по образцу, она обязательно подробно опишет обоснование отказа.

Структура изложения в данном случае примерно одинаковая, однако описательная часть будет чуть больше.

Поделиться ссылкой:

Особенности корректно составленного ответа на поданную претензию

Ответ на претензию в каждом случае получается индивидуальным, так как различается основное содержание.

Хотя имеются требования, соблюдение которых необходимо в любом типе ответа:

1. Ответ напишите на фирменном бланке организации, такой подход к ответу укажет на ваше серьезное отношение к решению претензии и уважение партнера. Когда в организации отсутствует фирменные бланки – ответ напишите на листе формата А4. При написании ответа в этих обоих случаях укажите, кто является отправителем и получателем письма.
2. После получения претензии не забывайте, что у вас есть определенный срок на то, чтобы ответить. Такой срок устанавливается 10-30 дней с момента получения претензии, на что влияет конкретная ситуация. При написании ответа не забывайте его датировать.
3. После написания ответа учтите, что он обязательно должен быть подписан, при этом лучше всего, если будет стоять подпись руководителя организации. Это необходимо для того, чтобы получатель ответа был уверен в заинтересованности организации. Когда же организация включает в себя много подразделений, то подписать ответ может и руководитель того отдела, который является компетентным по решению таких вопросов.
4. Учтите, что на ответе не обязательно ставить печать, это было закреплено в 2016 году, а именно организациям и предприятиям разрешили исключить из деятельности применение штампов и печатей.
5. Обязательно зарегистрируйте ответ в журнале исходящей документации, так как он относится к официальному документообороту, происходящем между 2-мя сторонами.

На что обратить внимание при составлении

Поскольку ответ на претензию – это полноценный юридический документ, следует уделить особое внимание не только его оформлению, но и вопросам, связанным с доставкой:

1. Прежде всего, составлять ответ можно и на обычной бумаге, но лучше воспользоваться специальным фирменным бланком, который следует сразу разработать и ввести в учетную политику предприятия.
2. Предполагается, что документ доставляется точно таким же способом, в какой форме было получено и само обращение претензионного характера:

• почтовое отправление следует оформить в виде заказного письма с уведомлением о получении, чтобы впоследствии иметь документальное подтверждение того, что сроки ответа не были нарушены;
• письмо в электронном виде – в этом случае потребителю или контрагенту можно ответить также по е-мэйлу или факсу, однако бумажный оригинал своего документа необходимо сохранить и держать вплоть до окончательного разрешения проблемы;
• наконец, самый надежный способ – передать письмо лично в руки (например, вместе с курьером) – часто так делают, если речь идет о партнерах, деловые связи с которыми представляют для компании особую ценность.

3. Как правило, требующему лицу отправляют копию документа. В любом случае оригинал необходимо оставлять у себя. То же правило касается и приложений (например, результатов технической экспертизы).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Если с контрагентом сложились достаточно доверительные отношения, ответ на обращение можно предоставить и в устном виде. Но даже в этом случае следует подкрепить свои слова письменным документом, отправив его на адрес лица.

Требования к содержанию и оформлению ответа на претензию контрагента

Все, что ответчик желает донести до заявителя, должно быть оформлено на официальных бланках компании. Если же такового не имеется, то достаточно простого листа, на котором перечислены реквизиты организации или юрлица. Ответ обязательно визируется руководителем и направляется по почтовому адресу контрагента.

При этом необходимо затребовать уведомление о доставке и заранее сделать опись всех вложенных в конверт сопроводительных документов. Утвержденных форм ответов на ходатайство не существует, но в качестве цели своего письма ответчик должен рассматривать возможность поставить контрагента в известность о собственном мнении относительно выдвинутых требований.

Если вопрос не удастся урегулировать мирным путем и конфликт придется решать с помощью арбитражного суда, то при отсутствии этого документа (ответа) ответчику придется оплатить все издержки вне зависимости от результатов разбирательств. Но если конфликт не имеет никакого отношения к судебному арбитражу, то отвечать вовсе не обязательно.

Надо ли соглашаться с претензией

В ответе на высказанные требования, соглашаться с ними совсем необязательно. Можно отправить вежливый отказ на претензию или согласится с ней частично. Единственное, о чем следует помнить всегда – любой ответ должен быть в рамках закона, поскольку автор претензии может воспользоваться этим документом, как доказательством в суде. Так что и формулировки надо подбирать крайне аккуратно, с применением, по возможности, ссылок на документы, законодательные акты и нормативы.

Основания для отказа в исполнении требований клиента/контрагента

Есть несколько поводов, позволяющих отнестись к претензии с равнодушием:

• ответчик не смог выполнить свои обязательства из-за наступивших форс-мажорных обстоятельств (если в заключенном договоре есть такой пункт);
• ответчик не смог выполнить свои обязательства из-за обстоятельств, которые нельзя отнести к форс-мажору, но они, тем не менее, от него не зависят;
• от ответчика требуют совершить незаконное действие, либо требования законны, но повод к ним не прописан в договоре;
• в указании получателя претензии допустили ошибку.

Главное ответить своевременно, грамотно, вежливо и в рамках закона, что поможет разрешить спорные и конфликтные ситуации с минимальными потерями для обеих сторон. Если претензионные требования дойдут до суда, — избежать длительного разбирательства не удастся, впрочем, как и общения с бюрократами всех чинов и инстанций. Ответ не всегда способен урегулировать сложившуюся ситуацию, но он станет гарантом готовности ответчика следовать закону.

Вложения

Ниже вы можете скачать типовые образцы документа:

Если у вас возникли вопросы, вы можете задать их в комментариях к статье.

Автор: Михаил Королёв

Автор и редактор портала Руказакона

Документы по теме

Остались вопросы по теме?

Спросите у юриста

конфиденциально

оперативно

бесплатно

конфиденциально

оперативно

бесплатно

Похожие записи

Поделитесь в соц.сетях:

Оцените статью: (Пока оценок нет) Загрузка...

Читайте также:

Не уступил при выезде на главную (видео)... Обязан ли магазин принять проданный теле... Правильно минимизировать риски сторон: и... Попал в аварию на чужой машине без прав...