Правильность проведения ревизий в магазине: поясняем все нюансы

Ревизия – это процедура, которая необходима предприятию с целью проверки фактического наличия денежных средств и имущества.

Кроме того, ревизии подвергаются даже долги компании. Поэтому к данному процессу следует подходить очень грамотно и ответственно.

Особенно это касается заполнения итогового документа – ревизионного акта.

Документация

Перед тем, как будет выполняться проверка, необходимо приготовить ведомость учета. Все листы в ней должны быть пронумерованы. Желательно, чтобы ревизия в магазине проводилась в присутствии независимого лица. Записи по проверке необходимо вести в двух экземплярах. Это могут делать владелец точки и независимый представитель либо последний с продавцом. Для более точного контроля работник может вести записи отдельно, не в ведомость.

Особенности проводимой в магазине ревизии

Определение 1

Ревизия в магазинах розничной торговли необходима для определения фактического наличия остатков товара и выявления расхождений в денежных средствах.

В ходе ревизии все расчеты целесообразно производить по цене закупки. Если же осуществляется ревизия денежных средств, то расчеты следует вести по цене продажи товаров.

Как правило, ревизию необходимо осуществлять два раза в год. Для этих целей должен быть составлен приказ на проведение ревизии и организована комиссия, в состав которой должны входить минимум три человека.

Также, возникает необходимость проведения ревизии в том случае, если с продавцами был заключен договор на материальную ответственность, и произошла смена материально-ответственного лица.

Желательно наличие независимого лица в ходе проверки. Перед выполнением ревизии следует составить ведомость учета.

Замечание 1

Для определения результата ревизии нужно рассчитать поступление продукции. К этому показателю следует прибавить остаток, выявленный в результате прошлой проверки. Затем из полученного значения надо вычесть выбытие товара за расчетный период.

Перед началом проверки целесообразно составить план ее проведения. При этом должна быть возможность вносить в этот план корректировки и дополнения.

Специфика

Чтобы определить, какой результат должна дать ревизия в магазине, необходимо посчитать приход (поступление продукции). К полученному показателю прибавляется остаток с предыдущей проверки. После этого вычитается расход товара за контрольный период. Если ранее ревизия магазина не выполнялась, тогда из прихода просто вычитается количество проданного товара. Проверка в небольшой точке может продолжаться около 5-6 часов. В этой связи целесообразно начинать ее утром. Некоторые владельцы доверяют проведение проверки работникам. Однако в этом случае продавцы могут скрыть какую-либо информацию.

Акт ревизии: что это такое и каким он бывает

Акт ревизии – первичный документ. Необходимость его составления продиктована целью самого процесса проверки – сопоставление и выявление реального количества имущества и обязательств компании. Поэтому ревизионный акт представляет собой первичный документ, в котором на определенную дату выводится фактический остаток проверяемых объектов.

На его основе:

• корректируется остаток активов и обязательств в бухучете по соответствующим счетам;
• ставятся на учет выявленные в ходе проверки излишние активы или долги;
• признается внереализационный налогооблагаемый доход;
• или отражаются расходы в виде, например, недостачи, которые уменьшают налоговую базу.

Только при наличии акта ревизии можно отразить все вышеозначенные процессы. Без этого документа признать, например, недостачу и провести ее списание, в том числе и за счет материально-ответственного лица, невозможно.

Исходя из того, что ревизии подвергаются обязательства и имущество компании, ревизионный акт будет иметь свои особенности в зависимости от проверяемого объекта. В связи с этим можно сказать, что:

• на каждый вид активов существует свой ревизионный акт;
• либо действует единая форма, которая максимально обезличена по строкам и графам. И конкретика в такую форму вносится с учетом того, какой объект подвергается ревизии.

Таким образом, предприятие может, как самостоятельно разработать форму, так и воспользоваться уже имеющимися образцами актов.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы: Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН, ЕНВД, ПСН, ТС, ОСНО.

Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!

Каков порядок проведения ревизии?

О предстоящем контрольном мероприятии работники извещаются заблаговременно. Такое условие дает возможность сотрудникам устранить некоторые нарушения, подготовить товар к пересчету, известить постоянных покупателей о временном прекращении торговли. С момента начала ревизии обслуживание посетителей полностью останавливается, помещение закрывается, а с каждого участника берется расписка об отсутствии особых заявлений. Председателем комиссии разъясняется план проверки и ее задачи, затем проводится распределение функций.

Пересчет и взвешивание продукции, имеющейся на складе и витринах торговой точки, осуществляется совместно (не менее 3 членов комиссии). Функция фактического определения количественных показателей ложится сразу на двух человек. Один сообщает первичные результаты, второй проводит проверку достоверности подсчета. Данные по каждому товару вносятся в специальный реестр. Приостановка процедуры допускается только в строго определенных случаях (окончание рабочего дня, перерыв для принятия пищи). При этом помещение опечатывается, а в описи проставляется соответствующая пометка.

После установления точных данных о товаре, проводится оценка денежных средств, присутствующих в кассе магазина. Далее анализу подлежит документация. Специалисты должны проверить наличие накладных, актов о списании, оприходовании разменной монеты, соблюдение правил фиксации передачи выручки.

После завершения процедуры все составленные документы подписываются и передаются профессиональному бухгалтеру. Копии вручаются материально ответственным лицам. Подведение итогов ревизии осуществляется в течение 1-2 рабочих дней. Наличие расхождений, не превышающих 2%, считается нормальным. Если же недостача оказалась значительной, предприниматель вправе предъявить требования к работникам.

Юристы напоминают, что установление факта излишков также является нарушением. Это может свидетельствовать о сбыте персоналом продукции, не отраженной в накладных, пересортице, несоблюдении правил учета и прочих проступках.

Автор статьи: Гордеева Елена Александровна

Плановые мероприятия

Ревизия в магазине может проводиться в несколько этапов. Их количество зависит от размеров точки, объема товара, ассортимента. Перед началом проверки составляется план. При этом учитывается возможность вносить в него коррективы и дополнения по мере выявления нарушений. Если не изменять ход проверочных мероприятий, ревизия в магазине может быть неэффективной. В некоторых случаях план, даже хорошо продуманный, приходится корректировать после выявления некоторых фактов. Вместе с этим дополнение и внесение изменений в ход контрольных мероприятий должны быть обоснованными. Корректировки проводятся до того момента, пока не будут собраны все материалы, необходимые для правильного представления о состоянии дел.

Унифицированная или свободная форма. Какой воспользоваться?

Со вступлением в силу в 2012 году закона о бухучете №402-ФЗ требование о работе только с унифицированными формами документов осталось действительным только для тех документов, которые составляются для целей, не регулируемых указанным законом.

В связи с этим у предприятий появилась возможность самостоятельно разрабатывать или продолжать пользоваться прежними бланками.

В основном предприятия оставили старые формы. Действительно, зачем разрабатывать их, когда в них достаточно только внести специфические изменения, отражающие особенности хозяйственной деятельности компании, чтобы эти документы стали удобны?!

Таким образом, закон №402-ФЗ разрешил:

• пользоваться актами инвентаризации, какие разработаны Госкомстатом РФ и им утверждены в Постановлении №88 от 18.08.98 г. Они отлично подходят и для целей ревизии;
• либо самостоятельно подготовить их, руководствуясь положениями статьи 9 закона о бухучете.

Согласно данной статье любой первичный документ должен содержать в себе следующие обязательные графы:

• название самого документа – например, «Акт ревизии»;
• полная дата его составления, в которую входит не только число и месяц, но и год;
• название компании, от лица которой составляется документ;
• содержание той операции или того факта деятельности, который послужил основанием для подготовки документа;
• денежное и (или) натуральное измерение операции (факта), включая указание единиц, в которых производится измерение;
• название должности того лица или лиц, которые ответственны и совершили ту операцию, по которой составляется документ, и (или) ответственны за подготовку самого документа;
• подписи указанных лиц с расшифровкой реквизитов, которые позволяют этих лиц идентифицировать (Ф.И.О, ИНН, и иное).

Еще одним обязательным реквизитом именно для ревизионного акта является основание проведения самой проверки, т.е. в документе необходимо отразить одноименную графу, в которую вписывается приказ (распоряжение или указ) по ревизии.

Разработанная своими силами форма должна быть закреплена в Учетной политике компании (приказом предпринимателя). Это касается и решения о применении старых форм (унифицированных).

Ход проверки во время ревизии

Мероприятие контроля проводится в соответствии с планом действий:

Очередность шагов	Действие	Описание
1	Определение состава ревизии	О начале ревизии издается приказ
2	Подготовка ревизионных ведомостей	Используется подготовленный перечень товара без указания количества и цены, имеющихся в учетных данных
3	Подсчет количества товара на момент ревизии	Данные вносятся в ревизионные ведомости
4	Расчет остатков в стоимостном выражении	Сумма определяется исходя из стоимости единицы продукции и количества
5	Составление сличительной ведомости	Полученные данные сравниваются с показателями в учете
6	Получение объяснительной	Требуется при выявлении нарушений
7	Составление акта	Срок оформления акта устанавливается приказом

Процедура проверки осуществляется по формуле: остатки прошлой ревизии плюс поступления за период минус отгрузка, списание, величина естественной убыли. Если ревизия начинается не с начала смены, из суммы вычитаются денежные средства, полученные по отделу или магазину (в зависимости от масштаба проверки) до начала ревизии.

Общие правила составления

Для проведения ревизии всегда назначается приказом комиссия, в которую входит председатель и рядовые члены комиссии, а также материально-ответственное лицо, чей участок работы будет проверяться.

Составлять акт будет то лицо, на которое такая обязанность возложена приказом по ревизии. При этом на практике очень часто встречается то, что материально-ответственное лицо параллельно ведет учет результатов проверки.

Подписывается ревизионный акт всеми участниками проверки, по окончании которой он отправляется на сверку в бухгалтерию. По итогам данной проверки в акте делается отметка о наличии или отсутствии разногласий. В случае выявления разницы между ревизионными данными и данными бухгалтерского учета, в самом акте или в виде приложения к нему будет изложено о величине возникшего отклонения и его характер (недостача или излишки). Наличие такого заключения служит основанием для дальнейшего расследования (в случае недостачи) или для последующего признания без расследования факта отклонения (в случае излишек).

Акт ревизии составляется сразу в двух идентичных экземплярах, один из которых передается комиссией, проводившей проверку, в бухгалтерию, а другой остается на руках материально-ответственного лица. При этом все экземпляры документа подписываются всеми участниками проверки.

Номер акта ставится с учетом принятой на предприятии нумерации:

• либо каждый раз новая нумерация с нового года;
• или непрерывная с учетом номера последнего ревизионного акта.

Составляется акт от руки. При этом допускается, что отдельные его графы заполняются на компьютере. Датой его составления является дата начала ревизии.

В случае, если ревизия предусматривает не один день проверки, тогда в документе должно быть отражено одновременно:

• дата составления, которая соответствует началу ревизии;
• дата начала и окончания ревизии – это указывается, как правило, в отдельной строке.

Кроме того, в зависимости от вида проверяемого актива, содержание акта ревизии будет существенно различаться.

Чем отличается ревизия от инвентаризации?

Считается, что ревизия и инвентаризация – это разные процессы, один из которых (ревизия) проводится внезапно, а другой (инвентаризация) – планово.

Однако как может проводиться планово проверка в случае наступления форс-мажорных обстоятельств, например, в виде пожара или наводнения? А ведь именно в таких случаях назначается инвентаризация, т.е. внезапно и по факту обнаружения неблагоприятных последствий.

Но, тем не менее, это действительно разные процессы. И разница в них заключена не в плановости или во внезапности, а в цели:

• инвентаризация проводится, чтобы выявить фактический остаток активов компании или ее долгов на определенную дату;
• ревизия – для того, чтобы выявить правильность соблюдения ответственным лицом требований предприятия по хранению и учету активов, документов и обязательств. Данная проверка проводится в любое время, которое утверждено локальным нормативным актом. А вот для проведения инвентаризации есть свои условия, которые закреплены в законах РФ.

Так, федеральный закон от 06.12.11г. №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в тексте далее – закон №402-ФЗ) в своей статье 11 указывает, что условия проведения инвентаризации утверждаются самой организацией (предпринимателем):

• все сроки, необходимость (случаи) и порядок проведения проверки;
• документальное оформление ее результатов;
• перечень тех объектов (имущества, нематериальных активов, товаров, материалов, денег, долгов и т.д.), которые подлежат инвентаризации.

Исключение составляют случаи проведения обязательной инвентаризации, которые закреплены действующим законодательством РФ. К таким случаям согласно приказу Минфина РФ №34н, утвержденного 29.07.98 г., относятся:

• передача активов в аренду, при их выкупе или продаже, в случае преобразования муниципального или государственного предприятия унитарного типа;
• в случае, когда происходит смена лиц, на которых возложена материальная ответственность;
• при обнаружении фактов злоупотребления сотрудником своего положения, кражи либо порчи имущества;
• в случае возникновения чрезвычайных ситуаций, причиной которых стали экстремальные условия. Например, при пожарах, наводнениях и иных стихийных бедствиях;
• при проведении ликвидации либо реорганизации компании;
• перед началом составления бухгалтерской отчетности за год. Исключение составляет то имущество, по которому ревизия была 1 октября года, за который составляется отчет, или позже этой даты, но до 31 декабря этого года;
• и в иных случаях, которые могут быть дополнительно предусмотрены действующим российским законодательством.

А вот о ревизии в нормативных актах ничего не сказано. Поэтому руководитель компании самостоятельно назначает условия и порядок ее проведения, помня, что ревизия проводится:

• в том же порядке, что и инвентаризация;
• также при наличии комиссии.

Единственное, задачей ревизии будет проверка не столько объектов, сколько тех, кто ответственен за сохранность этих объектов. Однако при этом конечная цель и ревизии, и инвентаризации одинакова – это выявление фактического наличия проверяемых активов и долгов, и сопоставление полученных в ходе проверки результатов с данными бухучета, которые содержатся в соответствующих регистрах. И выполнить это сравнение возможно только при условии правильного оформления ревизионного (инвентаризационного) акта. Таким образом, ревизию справедливо считать составляющим элементом инвентаризации.

Какие правила необходимо соблюдать?

Владельцам точки розничной торговли следует руководствоваться следующими предписаниями:

1. Законное оформление работника;

Взыскать убытки предприниматель вправе только с сотрудника, привлекаемого к труду на основании договора. Если недостача образовалась вследствие некачественного исполнения обязанностей, ее вычитают из заработной платы. Удержание производится с учетом правил, предусмотренных ТК РФ. Работодатель не вправе требовать с сотрудника суммы, превышающие среднюю оплату труда за месяц. В случае причинения имущественного вреда противоправными действиями, компенсация взыскивается в полном объеме. Такие требования предъявляются в рамках уголовного дела. Лица, работающие с предпринимателем на основании гражданско-правового договора, возмещают 100 % убытков.

2. Установление материальной ответственности;

Предъявить требования к продавцу или администратору торговой точки бизнесмен сможет при условии заключения специального договора и издания приказа. В документах устанавливается объем и тип ответственности, оговариваются случаи освобождения от нее.

3. Постановка учета товара;

Основой грамотного проведения ревизий является профессиональное оформление движения ценностей. Приемка товара на склад магазинов осуществляется только ответственным сотрудником с составлением соответствующих актов. К каждой партии прилагается накладная, по которой производится сверка по количеству и качеству. Незатаренная продукция, а также имущество со вскрытой упаковкой подлежит взвешиванию или пересчету.

В акте обязательно фиксируются все недостатки товаров, наличие излишков или недостачи. Кроме того, в документ вносятся данные о разбитой или испорченной в процессе транспортировки продукции.

В ходе торговли нередко происходит порча имущества. Такие факты должны быть отражены в учете. При обнаружении данного рода убытков продавец немедленно извещает работодателя, обеспечивает сохранность поврежденного товара. По прибытии представителя предпринимателя проводится осмотр, контрольное взвешивание, выясняются причины порчи. Все данные вносятся в протокол или акт, а затем учитываются при списании. Не стоит владельцу торговой точки забывать и о естественной убыли.

4. Постановка учета денежных средств.

Все операции с наличностью, производимые работниками торговой точки, должны фиксироваться документально. Выручка приходуется по каждой операции с применением специальных средств (как правило, ККТ). Предоставление продавцам разменной монеты отражается приходным ордером или иной бумагой, составленной с учетом правил о первичной отчетности. Выдача денег из кассы допускается только уполномоченным лицам (например, инкассаторам).

Цель

В этом разделе описываются основные задачи, которые будут решены посредством проверки. Они зависят от масштаба предприятия. Так, например, в крупной точке проверяется состояние складов, соблюдение правил хранения продукции, правильность проведения кассовых операций и так далее. Несколько иные цели преследует ревизия в магазине. Недостача, как правило, является основной причиной начала проверки. Поэтому в небольшой точке внимание акцентируется на соответствие количества проданной продукции объему выручки за нее.

Как сделать учет в магазине(см)?

Как можно провести инвентаризацию? Есть масса способов и все вы их скорее всего знаете, одни подходят для крупных бизнесов, другие для мелких. Давайте рассмотри некоторые, популярные в розничной торговле.

Начало тут:«Учёт в магазине продуктов — списание, перемещение, возврат» Сразу отметим, что факт недостачи при любом варианте учёта выявляется только проведением ревизии. За ревизию можно считать и передачу товара с одной смены продавцов на другую, в случае, если при это участвует контролирующие лица.

Инвентаризация проводится дважды в год, или по необходимости (например, реорганизация предприятия в форме присоединения) .

Нормы естественной убыли, установленные в % к торговому обороту, применяются розничными торговыми организациями в соответствии с приложением №2 к письму Минторга РСФСР от 21 мая 1987г. №085 лишь к товарам, проданным за отчетный период, независимо от срока их хранения в розничной торговле.

Как правильно сделать ревизию в магазине одежды

При проведении ревизии и проверок на предприятиях и в организациях торговли следует учитывать особенности ведения в них бухгалтерского учета. В частности, следует иметь в виду, что товары от промышленности поступают в торговлю по оптовым ценам, а приходуются они в подотчет материально ответственных лиц по розничным ценам; естественная убыль товаров, как и другие нормируемые их потери, списываются с подотчета материально ответственных лиц лишь в том случае, если по результатам инвентаризации была выявлена недостача товаров; результаты инвентаризации тары в магазинах, буфетах и т. п. должны определяться в таком же порядке, как и на складах.

Чаще всего, такой расклад обусловлен тем, что сведение потерь до абсолютного минимума для магазинов формата дискаунтер не целесообразно с точки зрения финансовых затрат. Как оценить общий уровень потерь в магазине? Безусловно, общий уровень потерь в магазине – важный показатель, особенно если речь идет об управлении сетью торговых объектов.

Конечно, в ходе торговой эволюции было придумано масса способов решения этой проблемы. Компьютерный учет, антикражные системы и т.д. и т.п. Тем не менее, в конце концов наступает день, когда несмотря или вопреки всему приходится набраться мужества и начать ИНВЕНТАРИЗАЦИЮ.

Членов комиссии:

1. Сидоровой А.П.;
2. Виноградовой К.В.;
3. Гущиной Т.П.;

Типовые ошибки при проведении ревизии

Процедура проверки должна быть непредвзятой и основанной на фактических данных товарных остатков. При проведении контроля возникают ошибки, обеспечивающие недействительность документу и отсутствие возможности принять меры ответственности.

Операция	Ошибочное действие	Верное действие
Издание приказа на проверку	Отсутствие приказа или подписей причастных лиц	Приказ подтверждает законность ревизии и ответственность лиц при их ознакомлении с приказом
Получение объяснительной ответственного лица, допустившего нарушение	Отсутствие объяснительной лица не позволяет применить меры ответственности по результатам проверки	Наличие объяснительной по негативным фактам акта подтверждает верность данных и готовность нести материальную ответственность
Заполнение ведомостей с приложением документов к акту ревизии	Отсутствие ревизионной и сличительной ведомости с указанием количественных и суммовых показателей	При отсутствии ведомостей акт не имеет оснований, что не позволяет исправить данные в учете по пересортице и предъявить претензии по недостачам

Поделитесь в соц.сетях:

Оцените статью: (Пока оценок нет) Загрузка...