Полномочия директора — подпись документов, деклараций и договоров

• Главная
• О компании и продуктах КонсультантПлюс
• Пресс-центр
• Бюллетень КонсультантПлюс
• 2011 год
• N 10 (193) ОКТЯБРЬ 2011

Архив | предыдущий выпуск | следующий выпуск

Необходимость подписи

Вся хозяйственная жизнь организации сопровождается письменным документированием. Уставы, отчеты, декларации, договоры и другие документы имеют юридическую силу, если они совершены в письменной форме, а доказательством письменной формы является наличие на документах подписи сторон или ответственных лиц, имеющих необходимые полномочия.

Форум – Бухгалтерский учет Рё налогообложение

Обсуждаем:

Директор желает, чтобы декларации всегда подписывались не им, а сотрудником фирмы. Достаточно ли в налоговую предоставить генеральную доверенность для того, чтобы ставить фамилию этого сотра в декларации вместо директорской?

Ну если в ней указаны полномочия представителя на подписание налоговой декларации (расчета).

«Р‘юджетные учреждения образования: бухгалтерский учет Рё налогообложение», 2008, N 1

Р’Р—РђР

У кого есть полномочия подписи?

Кто имеет право подписывать тот или иной документ, должно быть четко заявлено в соответствующих нормативных актах, в качестве которых могут выступать:

• учредительные документы организации;
• должностная инструкция;
• локальные нормативные акты;
• приказ;
• распоряжение;
• доверенность.

Абсолютным правом подписи (без доверенности или других специальных обоснований) обладает руководитель, то есть директор либо председатель правления. Его данные обязательно содержатся в госреестре (ЕГРЮЛ или ЕГРИП).

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если руководитель при регистрации предприятия дает право подписи без доверенности наряду с собой другому лицу или лицам, эта информация также вносится в реестр.

Какие документы компании не подписываются за директора?

Речь идет о документах, которые:

1. Направляются в ФНС в целях государственной регистрации юрлица.

В соответствии с подп. «а» п. 1.3 ст. 9 закона «О государственной регистрации» от 08.08.2001 № 129-ФЗ, направлять такие документы имеет право директор или иное лицо, которое вправе действовать от имени юрлица без доверенности.

Кроме директора таким правом наделены учредители, конкурсные управляющие, руководство юрлица, которое является учредителем регистрируемой фирмы, а также лица, уполномоченные регистрировать организацию по закону или в силу действия норм, установленных государственным или муниципальным органом власти.

2. Подписываются в соответствии с уставом организации только ее руководителем.

Например, это может быть бухгалтерская и финансовая отчетность. Если же в уставе нет нормы о запрете передачи полномочий директора на подписание отчетности, то доверенность может быть оформлена (письмо ФНС от 27.06.2013 № ЕД-4-3/11569).

ИП один за всех

Индивидуальный предприниматель, имеющий право выполнять и функции главного бухгалтера, может ставить свою подпись не только на документах, требующих директорской визы, но и расписываться в графе «главный бухгалтер», например, в товарно-транспортной накладной.

Где скачать образец доверенности на исполнение обязанностей директора?

 

Скачать образец

В данном документе приведен механизм передачи доверенному лицу ключевых полномочий руководителя — связанных с подписанием договоров и документов, применяемых в рамках оформления хозяйственных сделок.

В ряде случаев для вступления в правоотношения доверенного лица круг делегированных ему полномочий требуется существенно расширить. Например, если требуется подписываться за директора в рамках процессуальных правоотношений — как в рамках гражданских споров (ст. 54 ГПК РФ), так и в рамках споров арбитражных (п. 2 ст. 62 АПК РФ). Отдельные требования к составлению доверенности на представителя установлены и административно-процессуальным законодательством.

Подпись по доверенности

Доверенность – это письменный документ, которым делегируются те или иные полномочия. В нашем случае, это передача права ставить свою подпись. Такую доверенность на право подписи может выдать только то лицо, которое обладает этим правом безоговорочно по учредительным данным, то есть, чаще всего, представитель руководства.

Формат доверенности и формат подписываемого документа должен совпадать. Например, если по доверенности будет подписана сделка, требующая заверения у нотариуса, то доверенность также должна быть нотариально удостоверена.

Если точно следовать правилам, то в документе обязательно должно быть указание на право подписанта выступать от имени организации: подпись на основании учредительных документов, приказа или распоряжения руководства, доверенности.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если доверенность выдается от имени юридического лица, то выдавать ее должен директор либо другое лицо, указанное в учредительных документах.

Итоги

Директор вправе доверить подписание документов от своего имени другому лицу, если это явно не запрещено законом. Перечень полномочий директора по доверенности следует детально конкретизировать.

Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен

Подписаться

Кому подписать документ, если директор отсутствует?

Если лицо, обладающее абсолютным правом подписи, по какой-либо причине отсутствует на своем рабочем месте в момент необходимости подписи, такой вариант следует предусмотреть заранее. Возможны несколько способов разрешить такую ситуацию:

1. Предусмотреть в учредительных документах возможность подписи для заместителя директора или другого должностного лица.
2. Выдать доверенность на подпись уполномоченному лицу (можно сделать это сразу на длительный срок, например, на год).
3. Издать приказ или распоряжение на право подписать конкретный документ (единоразовый вариант).
4. Использовать факсимильный вариант подписи в случаях, когда это не противоречит законодательству.

Подписывает И.О.

Если документ подписывает временно исполняющий обязанности директора или его заместитель, право подписи делегируется ему на основании вышеперечисленных документов. При этом в самой подписи указание на «и.о» ставить не нужно, по правилам ГОСТа требуется только наименование должности, которая у сотрудника, временно взявшего на себя обязанности руководства, осталась прежней. Ее и нужно указать при визировании документа. Недопустимо также применение косой черты и употреблении предлога «за» перед подписью.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Документы, подписанные исполняющим обязанности с нарушением оформления данного реквизита (с буквами «и.о», слэша или предлога «за») невозможно заверить нотариально, они могут быть оспорены судебным порядком.

На месте директора — подпись исполняющего его обязанности

Если в бланке на месте, предназначенном для подписи, стоит должность директора, а подписывает и.о., то нужно зачеркнуть напечатанную фразу и вписать наименование реальной должности подписывающего. Так же следует поступить, если напечатана фамилия и инициалы отсутствующего руководителя. Исправления делаются в рукописной форме.

На чем не может быть факсимиле?

Оттиск-образец подписи, который так легко передать любому сотруднику и потому очень удобно использовать, можно оставлять далеко не на всех документах. Законные основания запрещают ставить такую подпись, которая не требует «живого» участия уполномоченного лица, на следующих документах:

• связанных с банковскими расчетами;
• различных ведомостях;
• кадровых бумагах;
• декларациях;
• счетах-фактурах;
• кассовых документах;
• договорах, которые нужно регистрировать;
• доверенностях.

Можно оставлять факсимильную подпись при обмене документами в рамках одного договора, если:

• в договоре, подписанном обычным образом, предусмотрена такая возможность;
• между партнерами действует соглашение о применении клише-факсимиле.

Такими бумагами могут быть коммерческие предложения, письма, акты, спецификации и т.п.

Как оформляется реквизит «подпись»

Казалось бы, что может быть проще – поставить свою подпись? Между тем, это такой же серьезный реквизит, как и название организации и ее банковские атрибуты. Поэтому правильность его оформления должна совпадать с требованиями, предъявляемыми к делопроизводству.

Элементы подписи

Подпись как реквизит состоит из трех частей.

1. Наименование должности должно быть указано в полной форме в соответствии со штатным расписанием. Если подпись будет стоять не на официальном бланке, то к названию должности надо обязательно присовокупить и название организации. Пишется с большой буквы. Этот элемент расположен по левому краю документа.
2. Личная подпись – то, что принято в обиходе называть росписью. К ней особых требований нет: это может быть как росчерк, так и фамилия с одним или несколькими инициалами. По негласным правилам, из росчерка должны быть понятны минимум одна буква из имени и три из фамилии.
3. Расшифровка подписи – инициалы и фамилия. Она должна полностью совпадать с паспортными данными, вплоть до точек в букве ё, если они присутствуют в удостоверении личности. Размещается на уровне последней строки подписи.

Расположение подписи

Подпись неотделима от текста документа. Если текст заканчивается внизу страницы, то подпись не может быть перенесена на отдельный лист, если кроме нее другого текста на листе не будет. Принято переносить минимум последний абзац, при этом не забывать о правильной нумерации страниц.

Если предусмотрено несколько подписей, то они располагаются одна под другой в порядке убывания номенклатурной значимости должностей.

К СВЕДЕНИЮ! Если подписываются члены комиссии, то указывать нужно не их фактические должности, а их роль в составе комиссии («Председатель», «Член комиссии»). А вот располагать их требуется в порядке субординации.

ИОФ или ФИО?

Порядок размещения инициалов – перед или после фамилии – определен Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст и Унифицированной системой организационно-распорядительной документации «Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003».

Согласно этим нормативным актам, инициалы после фамилии ставятся в следующих случаях:

• при адресовании документа физическому лицу (например, Королевой А.П.);
• при декларировании или накладывании резолюции при указании исполнителя (например, «Поручение возлагается на Романова И.И.»).

Если подпись является реквизитом, то инициалы помещаются перед фамилией. После инициалов ставится точка, пробелом от фамилии они не отделяются.

Печать на подписи

Использование печати не является обязательным для некоторых форм предпринимательской деятельности, например, для ИП. Но для большинства документов наличие печати удостоверят их подлинность. Использование ее регламентируется обязательными требованиями, которые нужно соблюдать.

1. Печать не может быть поставлена раньше подписи и тем более на пустом листе.
2. Если документ составлен на специальном бланке, то печать ставится в предусмотренном для этого месте, отпеченном буквами М.П. («место печати»).
3. В других случаях печать ставят рядом с подписью, разрешается (но это не обязательно) перекрывать краем печати часть личной подписи. Полностью росчерк перекрывать нельзя, так как подлинность его должна поддаваться удостоверению.

Новое в системе

Раздел «Финансовые и кадровые консультации»

В информационный банк «Бухгалтерская пресса и книги» включены новые журналы и книги.

О налоговых спорах

В книге «Доказательства и доказывание по налоговым спорам» (автор — О.И. Долгополов, «Налоговый вестник», 2011) выделены особенности и типичные ошибки, допускаемые сторонами налогового спора, приведены примеры из судебной практики.

Воспользуйтесь полем «Автор» Карточки поиска раздела «Финансовые и кадровые консультации».

О бухучете при расчетах с инофирмами

В книге «Экспорт. Импорт. Бухгалтерский учет и налогообложение» (автор — И.Л. Мамина, «АйСи Групп», 2011) разъясняются нюансы учета курсовых и суммовых разниц, правила применения нулевой ставки НДС при международных перевозках, вопросы определения места реализации работ (услуг) при заключении договоров с инофирмами как из стран дальнего зарубежья, так и из стран — участниц Таможенного союза (Белоруссия, Казахстан).

Воспользуйтесь полем «Автор» Карточки поиска раздела «Финансовые и кадровые консультации».

Рекомендации подписывающим сторонам

1. Проверьте полномочия вашего контрагента на подпись, особенно если это ваш первый опыт письменного сотрудничества.
2. Уточните не только личность подписанта и достоверность уполномочивающего документа, но и его сроки действия.
3. Если документ состоит из нескольких страниц, то подписывать следует каждый лист, а не только конец документа. Можно прошить документ и скрепить подписью каждое место прошивки.
4. В учредительных документах нужно предусмотреть порядок уведомления партнеров о передаче полномочий подписи руководством другим лицам.

Осенью — новые книги КонсультантПлюс!*

Бухгалтерам — о страховых взносах

В книгу вошел фрагмент Путеводителя КонсультантПлюс «Путеводитель по налогам. Практическое пособие по страховым взносам на обязательное социальное страхование», электронная версия которого ежемесячно обновляется с учетом изменений законодательства.

О взносах максимально подробно

В книге освещаются все основные вопросы, касающиеся взносов на обязательное социальное страхование: объект обложения страховыми взносами, их тарифы, льготы, порядок исчисления и уплаты. Рассказано об обложении страховыми взносами различных видов выплат в пользу работников: заработной платы, компенсаций, предоставляемых в соответствии с нормами трудового права, материальной помощи, дивидендов и т.д. А также подробно рассмотрен порядок составления отчетности по страховым взносам, представляемой в органы ПФР, отчетности для персонифицированного учета.

В новом издании читатели найдут подробные рекомендации и советы по расчету и уплате страховых взносов, образцы заполнения форм отчетности, представляемой в органы ПФР. Все разъяснения иллюстрируются примерами из практики с пошаговыми инструкциями по расчету сумм ежемесячных обязательных платежей для каждого конкретного случая, образцами заполнения платежных поручений на перечисление страховых взносов.

Внимание сложным ситуациям

Существует немало сложных ситуаций, когда невозможно найти прямой ответ на вопрос. В таких случаях требуется тщательный анализ нормативных актов, писем и разъяснений контролирующих органов, изучение судебной практики, мнений экспертов. В книге таким ситуациям уделяется особое внимание, поэтому читателю будет намного проще принять решение.

Авторы нового издания — эксперты компании «КонсультантПлюс». Книга адресована бухгалтерам, индивидуальным предпринимателям, руководителям организаций, а также будет полезна адвокатам, нотариусам и юристам.

Юристам — о договорах

В книгу вошел фрагмент Путеводителя КонсультантПлюс «Путеводитель по договорной работе. Договор поставки. Договор подряда», электронная версия которого ежемесячно обновляется с учетом изменений законодательства.

Все о договорах поставки и подряда

Вопросы заключения одних из самых распространенных в хозяйственной практике договоров — поставки и подряда — подробно рассмотрены в книге. Читатели найдут рекомендации по согласованию основных условий для каждого вида договора, начиная с условия о предмете договора и заканчивая положениями об ответственности сторон, изменении и расторжении договора. Даются советы, как избежать рисковых ситуаций для той или иной стороны договора с учетом положений законодательства и сложившейся судебной практики. Описано, какой из сторон выгодно то или иное условие, как его правильно согласовать, какие положения, напротив, не стоит включать в договор и почему. Приводятся примеры формулировок конкретных условий. Рекомендации подкреплены ссылками на нормативные акты и судебную практику

Также в книге рассмотрены последствия несогласования или неправильного согласования условий, которые представлены в виде рисков каждой стороны. В подтверждение рисков приводятся ссылки на судебную практику.

Кому адресовано издание

Книга будет интересна юристам, адвокатам, а также другим специалистам, которые самостоятельно составляют договоры. Материалы книги будут также полезны специалистам консалтинговых фирм, оказывающих услуги по составлению и экспертизе договоров. Свою позицию авторы книги — эксперты компании «КонсультантПлюс» — обосновывают нормативными актами и другими документами. При этом вся информация изложена простым понятным языком, а текст представлен в удобной компактной форме. 

___________

* Тираж ограничен.

Архив | предыдущий выпуск | следующий выпуск

Поделиться ссылкой:

Поделитесь в соц.сетях:

Оцените статью: (Пока оценок нет) Загрузка...