Получение доступа к финансовым документам: выкладываем по порядку

Мы расскажем о том, какие финансовые документы, относящиеся к деятельности предприятия, должна иметь компания, занимающаяся импортом или экспортом, об их структуре и о том, кто имеет право на их подпись.

Финансовые документы при ВЭД

Финансовые документы предприятия – документы, из которых можно узнавать финансовое состояние организации за конкретную дату или итоги его работы за конкретный период. Из этих документов можно узнать о возможностях организации в плане финансов, прибыли или убытках, возможностях для дальнейшего ведения деятельности. Главные финансовые документы: балансовый отчёт, отчёт о прибыли или убытках, отчёт о направлениях расхода денег.

Рассмотрим основные финансовые документы в РФ, которые требуются для осуществления внешнеэкономической деятельности:

• Счёт-фактура. Документ, являющийся основанием для выполнения оплаты;
• Счёт-проформа. Документ, требующийся для подтверждения таможенной стоимости и прохождения таможенного контроля. В нём указаны цена и стоимость транспортируемого товара. Счёт-проформа не является основанием для оплаты;
• Инвойс. Является аналогом счёт-фактуры и товарной накладной. В документе имеются данные о продавце и покупатели, условия поставки, ссылка на договор ВЭД, название товара, коды ТН ВЭД, стоимость и цена;
• Сертификат страны происхождения. Его требуется получать в государстве экспорта. Выдается документ в торгово-промышленной палате. Применяется он для прохождения таможенного оформления и обеспечения уплаты пошлины со льготами.

В финансовой документации указываются данные экономического характера, номер контракта ВЭД, дату его оформления, условия поставки по ИНКОТЕРМС 2010.

Другие виды финансовых документов

Компания, занимающаяся внешнеэкономической деятельностью, должна также иметь следующие документы финансовой отчётности:

1. Балансовый отчёт. Из него можно узнать о финансовом состоянии компании. В нём указывается структура капитала организации. В подразделе актив содержатся сведения о размещении денег и путях их траты. В подразделе пассив содержатся сведения об источниках поступления средств, финансировании.
   
   Активы могут быть оборотными, то есть краткосрочными: дебиторская задолженность, производственные запасы и так далее. Активы могут быть необоротными, то есть долгосрочными: основные средства, патенты, лицензии и так далее. В балансовом отчёте указываются долгосрочные инвестиции, пассив баланса, заёмный капитал, собственный капитал;
2. Отчёт о прибыли и убытках. В этом документе указываются итоги хозяйственной деятельности организации за определённый период, разница доходов и затрат, размер убытка или прибыли.
   
   Отчёт о прибыли может быть одноступенчатым или многоступенчатым. При одноступенчатой структуре доходы складываются. Затем складываются расходы. Путём вычета определяется размер прибыли или убытков. Многоступенчатая структура подразумевает последовательный вычет из форм дохода формы расхода. В итоге требуется подвести промежуточные результаты;
3. Отчёт о движении финансовых средств. В этом документе указываются поступления средств, их расход. Указываются только те пути движения средств, которые относятся к текущей деятельности организации.
   
   Данный документ имеет несколько разделов. Это движение денег при производственно-сбытовой деятельности (выпуск товара, его доставка, чистая прибыль и так далее), движение денег при инвестиционной деятельности (это любые действия, при которых производится приобретение и продажа капитала, инвестиции в акции и прочее), движение средств при финансовой деятельности (получение финансов вследствие предоставления их со стороны кредиторов или инвесторов). Расчёты при оформлении этого документа выполняются на основе информации из балансового отчёта и отчёта о прибыли/убытках.
4. Документы, отражающие платёжно-банковские операции. Сюда включаются банковские гарантии, паспорт сделки и т.д.

О компании

Procter & Gamble – один из лидеров мирового рынка потребительских товаров , американская транснациональная компания, ведущая бизнес более чем в 70 странах по всему миру, каждый день обслуживая интересы более чем 5 миллиардов потребителей. Procter & Gamble является одним из крупнейших иностранных инвесторов в российскую экономику.

Индустриальный Лидер. Более $800,000,000 капитальных инвестиций.

Крупнейший работодатель. Более 2,500 сотрудников и более 10,000 работников партнерских организаций на заводах в России.

Масштабный производитель. Более 50 % нашей продукции в России производятся на месте.

~700 продуктов P&G в России приобретают каждую минуту.

Производство Procter & Gamble в России представлено двумя высокотехнологичными заводами:

• Завод бытовой химии ООО «Проктер энд Гэмбл – Новомосковск» в Новомосковске (Тульская область), крупнейшее в Европе производство бытовой химии, с 1999 года принадлежащее P&G. Завод специализируюется на производстве чистящих и моющих средств Ariel, Tide, «Миф», Tix, Ace, Lenor, Comet, Fairy, Mr.Proper, а также с 2005 года детских одноразовых подгузников Pampers;
• ЗАО «Петербург Продактс Интернешнл» в Санкт-Петербурге, производство, специализирующееся на производстве одноразовых бритвенных станков, сменных картриджей и традиционных двусторонних лезвий Gillette.

На рынке моющих средств Procter & Gamble в России занимает более 40 %, на рынке детской гигиены — 50 %, на рынке бритв — 70 %, женской гигиены — 30 %. Заводы Procter & Gamble в России более чем на 50% удовлетворяют спрос на российском рынке.

Право подписи финансовых документов

Финансовые документы являются важными составляющими успешной работы любого предприятия, которое занимается внешнеэкономической деятельностью. Необходимо правильно составлять и заверять эти бумаги, чтобы они не потеряли свою юридическую силу.

Первое и второе право подписи принадлежит директору предприятия и главному бухгалтеру соответственно. Остальные же права могут быть переданы уполномоченным лицам. Для получения права на выполнение этой процедуры они должны иметь доверенность. Заверить её можно двумя способами:

1. Внутри предприятия, составив специальный приказ. Этот метод используется чаще всего. Он не требует больших денежных и временных затрат, а также прост в исполнении.
2. Через нотариуса. Данный метод встречается гораздо реже.

Правом подписи, зачастую, обладает бухгалтер предприятия. Но при необходимости оно может быть передано любому другому уполномоченному сотруднику.

Оформление доверенности

Доверенность на исполнение этой процедуры должна быть оформлена в письменном виде. Она должна содержать следующую информацию:

• Паспортные данные доверенных лиц и копия удостоверяющего личность документа.
• Дата оформления документа.
• Название организации и её юридический адрес.
• Срок действия доверенности.

Дополнительная информация о финансовой отчётности предприятия в этом видео:

От документооборота предприятия во многом зависит его рентабельность. А финансовые документы являются просто неотъемлемой частью внешнеэкономической деятельности. Именно в отчетах и прочих бумагах можно отследить динамику развития и эффективность действующего плана.

Вы можете найти дополнительную информацию по теме в разделе Документы для таможенного оформления.

+7 (499) 350-97-43 (звонок бесплатен)

Внимание! В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статье могла устареть!

Наш специалист бесплатно Вас проконсультирует.

Предпосылки проекта

Перевод работы с финансовыми документами в электронный вид стал логичным шагом, продолжающим автоматизацию процессов документооборота P&G. Ранее на платформе DIRECTUM, уже были упрощены и автоматизированы процессы работы с договорами, таможенными декларациями и документами валютного контроля.

Наличие функционала для финансового архива и готовых коннекторов к сервисам ЭДО предопределили выбор DIRECTUM в качестве платформы для обработки электронные финансовых документов.

Поскольку одним из приоритетов в работе P&G является выстраивание партнерских отношений с поставщиками, одним из требований к решению выдвинута возможность использования различных сервисов ЭДО, по усмотрению поставщика.

Подготовка к аудиторским и налоговым проверкам

С помощью финансового архива можно быстро найти и выгрузить большой объем первичных учетных документов в нужном формате для предоставления в контролирующие органы, например, в налоговую инспекцию.

А благодаря специальному отчету можно отслеживать процесс выгрузки документов или отменить его.

Сформированные комплекты документов отправляются в электронном виде через сервис отправки налоговой отчетности в ФНС. Таким образом сокращаются временные и трудозатраты на подготовку к проверкам.

Задачи проекта

Цель проекта – оптимизация финансового документооборота с поставщиками за счет перевода финансовых документов в электронный вид и автоматизации процессов их приема и проверки.

Задачи проекта можно разделить на 2 группы:

1. Организация единой системы обработки юридически-значимых электронных документов на базе системы DIRECTUM:

• Автоматическая загрузка документов, поступающих через разные сервисы ЭДО (Synerdocs и Диадок).
• Поддержка роуминга между разными сервисами ЭДО.
• Передача подписанных служебных документов и статусов согласования из DIRECTUM в сервисы ЭДО.

2. Автоматизация внутренних процессов проверки, согласования и хранения финансовых документов:

• Формирование комплектов документов, загруженных из сервисов ЭДО.
• Привязка комплектов документов к существующим контрактам.
• Автоматические проверки документов на корректность заполнения полей, документов между собой и на соответствие данным в системе DIRECTUM.
• Согласование документов с ответственными сотрудниками.
• Подписание документов квалифицированной электронной подписью внутри системы DIRECTUM.

Общая схема решения

В основе решения используются следующие компоненты системы:

Финансовый архив:

• обеспечивает поддержку формализованных документов;
• содержит необходимые типы карточек и справочников;
• позволяет удобно находить и выгружать документы для налоговых проверок;
• поддерживает управление хранением документов (права доступа, сроки и места хранения и т.д.).

Коннекторы к SynerdocsДиадок

• обеспечивают получение входящих электронных документов из SynerdocsДиадок с последующим согласованием и подписанием в DIRECTUM;
• обеспечивают отправку ответов по электронным документам контрагентам через SynerdocsДиадок.

Результаты проекта

• Налажен электронный обмен с 3-мя ключевыми поставщиками.

• Минимизированы ручные операции по обработке документов.

Планы по развитию

• Подключение новых контрагентов. До 30% документооборота с поставщиками планируется перевести в электронный вид.

Поделитесь в соц.сетях:

Оцените статью: (Пока оценок нет) Загрузка...