Пожалуйста помогите, со ссылкой на статью, благодарю вас

Деловое письмо

Деловое письмо — самый распространенный вид коммуникации после устной речи.

В наше время широкое распространение получили электронные деловые письма. Они не требуют соблюдения всех правил оформления, в них можно сразу переходить к сути дела. Однако смысл письма не меняется от вида переписки.

Приветствие и прощание

• Greetings, если вы не знаете кто будет читать ваше письмо. Переводится: приветствия. Hello! Greetings for the day!

• Dear Madam or Sir можно использовать вместо Greetings.

Выбор правильного прощания в деловых письмах зависит от знакомства с получателем.

• Best wishes / Best regards, <your name> — обращается к друзьям/сослуживцам (Dear [имя]).

• Yours faithfully, <your name> — заключительная фраза в официальном письме, начинающемся с обращения, в котором не указывается имя или фамилия адресата; например, Dear Sir, Dear Madam, Dear Sirs. Переводится: С уважением, преданный или преданная Вам, с совершенным почтением.

• Yours sincerely, <your name> — фраза в конце письма, начинавшегося с обращения, в котором указывается имя или фамилия адресата; например, Dear Mr/Mrs/Miss/Ms [фамилия]. Yours sincerely, Mary. — Искренне Ваша, Мэри.

Какие же деловые письма согласно статистике мы используем чаще всего?

1. Письмо-запрос. В этом письме официально запрашиваются какая-либо информация, документы. Начинается письмо с обоснования причин запроса:

   В соответствии с п. 1 ст.12 Федерального закона № 59 от 24.11.2014…

   Продолжается описанием сути запроса

   Просим предоставить информацию об обращениях граждан, поступивших в апреле 2015 года.

   В письме-запросе часто устанавливается срок

   Информацию просим предоставить до 30.04.2015.

   Образец письма-запроса>>

2. Письмо-ответ. Письмо-ответ — самый распространенный вид делового письма, так как является ответным письмом на все виды деловых писем. Отличаются от других тем, что имеют ссылку на номер и дату письма, на которое отвечают. Начинаются, как правило, так:

   В ответ на ваш запрос…

   В ответ на ваше письмо…

   Затем идет изложение ответа

   Сообщаем, что за апрель 2015 года в наш адрес поступило 26 обращений граждан.

   Образец письма-ответа>>

3. Письмо-просьба. Письмо-просьба начинается с описания ситуации и причин, которые побудили нас обратиться:

   В связи со сложившейся ситуацией на производстве…

   Продолжается описанием самой просьбы

   Просим Вас обеспечить поставку машин в кратчайшие сроки.

   Завершается письмо стандартными фразами

   С уважением…,

   Заранее благодарим за участие…,

   С наилучшими пожеланиями….

   Образец письма-просьбы>>

4. Письмо-благодарность. Этот вид письма может быть как ответом на письмо-просьбу, так и инициативным выражением признательности за оказанные услуги или помощь. Письмо можно сразу начинать со слов благодарности.

   Благодарим Вас за оказанное содействие в сборе средств.

   Завершается письмо фразами

   С наилучшими пожеланиями…

   Надеемся на дальнейшее сотрудничество.

   Надеемся на продолжение сотрудничества.

   Образец письма-благодарности>>

5. Сопроводительное письмо. Это письмо мы прилагаем к документам или товарам с целью подтверждения их официального направления и доставки.

   Направляем Вам отчет за 2014 год по сбыту продукции со склада № 2.

   Виды документов и их количество, наименования товара можно указывать в тексте или в приложении:

   Статистические данные на 2 л. в 1 экз.

   Образец сопроводительного письма>>

6. Письмо-напоминание. Это письмо напоминает о каких-либо событиях, датах, договоренностях и не требует ответа.

   Напоминаем, что дата совещания представительств перенесена с 25.01.2015 на 08.02.2015.

   Образец письма-напоминания>>

7. Письмо-сообщение (информационное письмо). Это письмо содержит информацию о мероприятиях, людях, событиях.

   Сообщаем, что Беликов Петр Николаевич принят на работу в ООО «Хлебопечь» с 05.04.2015.

8. Письмо-подтверждение. Этим видом письма мы подтверждаем участие в чем-либо, получение каких-либо документов, факт оказания услуг.

   ООО «Одуванчик» подтверждает участие руководителя в мероприятии, посвященному Дню Победы, 08.05.2015 в 09–00.

   Образец письма-подтверждения>>

9. Письмо-приглашение. Это письмо является приглашением на мероприятие или для принятия участия в чем-либо.

   Приглашаем организацию ООО «Радуга» принять участие в городском субботнике 02.05.2015.

   Образец письма-приглашения>>

10. Письмо-отказ. Это письмо — официальный отказ от предложения, услуги, участия. В нем необходимо обосновать причины отказа.

    В связи с командировкой руководителя на совещание в Республику Мордовия, мы вынуждены отказать/приносим свои извинения и сообщаем о невозможности посещения выставки «Сельское хозяйство» 07.04.2015

    и вежливо завершить письмо

    С уважением…

Образец письма-отказа>>

Все перечисленные письма формальны. Они обеспечивают успешную коммуникацию внутри организации, сотрудничество с другими компаниями, взаимодействие с вышестоящими и государственными организациями.

Оформление делового письма любого вида стандартно, меняется только содержание.

Если вы хотите получить на свое письмо быстрый отклик, развернутый ответ, чтобы ваше письмо прочитали, запомнили, а не просто пробежали глазами, используйте больше конкретики, пишите яркую тему заголовка и избегайте стандартных фраз и слишком формального подхода.

Пример письма-просьбы:

Уважаемый Петр Петрович!

Наша компания нуждается в 10 новых компьютерах. Можете ли вы поставить требуемое количество до конца недели и выставить счет на оплату?

Я представляю небольшую организацию, и нам в начале следующей недели нужно провести видеоконференцию с филиалами.

Ваша помощь была бы неоценима для нас.

Переход сразу к сути, представление себя и короткое нешаблонное завершение. Вы экономите свое время и время адресата. Скорее всего, он будет рад выполнять ваши просьбы в дальнейшем.

Используйте шаблон официального делового письма и вставляйте свой текст!

Вступление (первый абзац)

Примеры формального вступления (первый абзац):

• Following our meeting / phone conversation, … В продолжение нашей встречи/переговоров, …

• With reference to … Со ссылкой на …

• Regarding our … Относительно …

• I’m writing to confirm … Пишу подтвердить …

• Hope you are doing well, I checked with my billing team … — Надеюсь у вас всё хорошо, …

Ссылки на предыдущие письма

Вводные строки деловых писем ссылаются на предыдущую переписку, объясняют способ нахождения получателя или причину обращения.

• After having seen your advertisement in …, I would like … После просмотра Вашей рекламы в …, я бы хотел …

• After having received your address from … , I … Узнав Ваш адрес из …, я …

• I received your address from … and would like … Я получил Ваш адрес из … и хотел бы …

• I am writing to enquire about … Обращаюсь для справки о …

• I/We recently wrote to you about … Я/мы недавно писали Вам о …

• Further to our letter of … we … В дополнение к нашему письму от … мы …

• Thank you for your letter of [date] Благодарю за Ваше письмо от [дата]

• Thank you for your letter regarding … Спасибо за Ваше письмо относительно …

• Thank you for your letter/e-mail about … Благодарим за Ваше письмо о …

• In reply to your letter of [date], … В ответ на Ваше письмо от [дата], …

• In reply to your letter of … we are glad(pleased) to inform you that … В ответ на Ваше письмо от … мы рады сообщить Вам, что …

• In accordance with your order of … В соответствии с Вашим заказом от …

• In accordance with your request of… В соответсвии с Вашим запросом от…

• With reference to your fax dated … we are pleased to confirm that … Ссылаясь на Ваш факс, датированный …, мы рады подтвердить, что …

• With reference to your letter of [date] … Ссылаясь на Ваше письмо от [дата] …

• We refer to our letter regarding … Ссылаясь на наше письмо относительно …

• We refer to our telephone conversation regarding… Ссылаясь на наш телефонный разговор относительно…

• Referring to your letter of … Ссылаясь на Ваше письмо от …

Преимущества отправки благодарности Примечание

Когда вы работаете, у вас будет много разных возможностей сказать спасибо тем, кто вам помогает, и потенциальным работодателям.

Например, когда вы пишете благодарственное письмо после собеседования, этот жест свидетельствует о заинтересованности работодателя, подтверждает ваш энтузиазм и интерес к открытию вакансии и напоминает работодателю о вашей квалификации и опыте. Благодарственные заметки — хорошая возможность воспитывать то, о чем вы, возможно, забыли упомянуть во время собеседования, или следить за дополнительной информацией, которую запросил работодатель.

Обычно интервьюер объясняет следующие шаги в этом процессе и когда ожидать услышать от компании.Если они не обсуждают это, или вы еще не слышали от них, используйте письмо с благодарственным письмом как возможность следить. Выполняя это в благодарственной записке, вы можете выразить свою благодарность и показать свой непоколебимый интерес к позиции, одновременно проверяя процесс.

Заключение

Заключительные строки деловых писем предваряют будущие события, повторяют извинения или предлагаю помощь.

• If you require any further information, don’t hesitate to write me. Если вам потребуется дополнительная информация, не стесняйтесь, пишите мне.

• Thank you in advance for quick reply. Спасибо заранее за быстрый ответ.

• I am (We are) looking forward to your calling. — Я(Мы) с нетерпением жду вашего звонка.

• Once again, I apologize for any inconvenience. Повторно извиняюсь за неудобство. / И еще раз хотелось бы извиниться за беспокойство.

look(ing) forward to если за предлогом следует глагол, он оканчивается на -ing (Герундий)

• Looking forward to a mutually beneficial relationship. — Надеемся на взаимовыгодное сотрудничество.

• If you are not willing to accept this invoice, please inform us as soon as possible by replying to this e-mail letter. — Если вы не готовы принять этот счет, пожалуйста, сообщите нам как можно скорее, ответив на это письмо на почту.

• If you require any further information, feel free to contact me. Если Вам понадобится дополнительная информация, прошу связаться со мной.

• I look forward to your reply. Жду Вашего ответа. С нетерпением жду Вашего ответного письма (ответа).

• I look forward to hearing from you. Жду обратной связи. / С нетерпением буду ждать вестей от Вас (тебя). / Надеюсь на Ваш скорый ответ.

• I look forward to seeing you. До встречи. /С нетерпением жду нашей встречи. / Будем рады встретиться с Вами.

• We are looking forward to hearing from you. Ждём Вашего ответа.

• We look forward to your reply. Ждём Вашего ответа.

• Please advise as necessary. Прошу сообщать по необходимости.

• We look forward to a successful working relationship in the future. Надеемся на успешное взаимодействие в будущем.

• Should you need any further information, please do not hesitate to contact me. В случае заинтересованности не стесняйтесь обращаться ко мне

• We hope that we may continue to rely on your valued custom Надеемся и дальше полагаться на Вашу постоянную клиентуру

• I would appreciate your immediate attention to this matter. Буду благодарен за Ваш скорейший отклик на это.

• Your early reply will be appreciated. Заранее благодарим Вас за скорый ответ.

• We would appreciate your cooperation on this matter. Будем благодарны Вам за сотрудничество в этом вопросе.

• I would appreciate your immediate attention to this matter. Хотелось бы выразить Вам признательность (Благодарим) за оперативность в рассмотрении данного вопроса.

• Awaiting your prompt reply В ожидании скорейшего ответа

• Feel free to send the feedback to me. Не стесняйтесь, присылайте обратную связь для меня.

• Feel free to contact us for further information. Если Вам необходима дальнейшая информация, просим связаться с нами.

• Feel free to contact us if you have any other questions or comments. Если у Вас есть какие-либо другие вопросы или комментарии, просим связаться с нами.

• If you have any questions or comments on the above mentioned do not hesitate to contact us. Если у Вас имеются вопросы или замечания по вышесказанному, пожалуйста, не замедлите связаться с нами.

• If you require any further information we shall be happy to let you have this, on request. Если Вам потребуется какая-нибудь дополнительная информация, мы будем рады предоставить Вам ее по Вашей просьбе.

• If we can be of further assistance to you, do not hesitate to write us. Если мы сможем в дальнейшем быть Вам полезны, не замедлите написать нам.

Обзор Спасибо Примечание Примеры

Спасибо, заметки могут быть написаны от руки, напечатаны или отправлены по электронной почте, в зависимости от предпочтений и обстоятельств. Поблагодарив кого-то за то, что вы выступаете в качестве справочной информации для вас, или за то, что вы позволили им заманить их на работу, не требует немедленной доставки, что спасибо за интервью, особенно когда процесс найма будет быстро продвигаться вперед.

Сроки почти так же важны, как и то, что вы говорите. Письмо немедленно произведет впечатление. Это ключ, если вы в конфликте за работу, особенно в компании среднего размера и крупной компании. Если время не является существенным, подумайте о отправке рукописной карточки или заметки. Это дает читателю ощутимое напоминание о вашей признательности. Малый бизнес или личный коллега могут любезно относиться к рукописному письму, в то время как корпоративный контакт, вероятно, будет ожидать и предпочитает электронную почту.

Просмотрите образцы заметок для различных ситуаций, а затем выберите подходящую фразу для включения в свою персонализированную благодарственную записку.

Подробнее о высказывании Спасибо: Спасибо Письмо Письмо Советы | Сотрудник Спасибо, письма | Топ 10 Благодарственные письма Советы

Извинения

• Thank you for your understanding. Спасибо за понимание.

• If you like to continue this conversation, please feel free to call(contact) with me: Если вы хотите продолжить нашу беседу, прошу без колебаний связаться со мной с помощью: (телефона или email)

• We very much regret to say, that… К большому сожалению, сообщаем, что…

• We apologize for… Мы извиняемся за …

• Please accept our apologies for… Пожалуйста, примите наши извинения за…

• I am sorry that…Прошу извинить за то, что…

• I am sorry for (см.герундий если извинения за прошедшие действия, а не текущие) — Я извиняюсь за что-то (Я виноват в чем-то). Пример: I’m sorry for the delay of response. — Я прошу прощения за задержку ответа.

• I am sorry, but I cannot be of assistance to you in this matter. Извините, но я не могу помочь Вам в этом деле.

• I was extremely sorry that… Я очень виноват в том, что…

• I must apologise that… Должен извиниться за то, что…

• I sincerely regret that… Я искренне сожалею, что…

Приложения к письму

• Please see the attached file … Пожалуйста, смотрите прикреплённый(приложенный) файл …

• We enclose / are enclosing … Мы прилагаем …

• We are attaching to this letter… Мы прилагаем к этому письму…

• We are sending you … under separate cover Отдельно направляем Вам …

• Please enclose … with your reply … Просим приложить к Вашему ответу …

• Enclosed you will find a copy of the contract. Копия договора прилагается.

Соединительные словосочетания структурируют деловую переписку.

• Apart from the above … Помимо вышеуказанного …

• As requested by you … В соответствии с Вашей просьбой…

• At the same time we would like to remind you that… Одновременно хотели бы напомнить Вам, что…

• Besides … Кроме того …

• First of all / In the first place … В первую очередь …

• Please note that … Просим принять во внимание, что …

• Further to the above … (In addition to the above …) В дополнение к вышеуказанному …

• In accordance with the contract inclosed … В соответствии с прилагаемым контрактом …

• In case of your refusal… В случае Вашего отказа…

• In case of your failure to make payment… В случае неуплаты…

• In case of delay in delivery (in payment) … В случае задержки в поставках (в уплате)

• In fact … Фактически …

• In this connection … В связи с этим …

• In connection with your request … В связи с вашей просьбой …

• In view of the above … Ввиду вышеизложенного …

• It is self understood …It goes without saying … Само собой разумеется, что …

• On the other hand … С другой стороны …

• Otherwise we shall have… В противном случае мы будем вынуждены…

• Moreover … Более того …

• Nevertheless … Тем не менее …

• The matter is/ The point is … Дело в том, что …

• To avoid delay in … Во избежание задержки в …

• Under the… enclosed… В соответствии с прилагаемым…

• We are sure (confident) that… Мы совершенно уверены, что…

• We are taking the opportunity to remind you that … Пользуясь возможностью напомнить, что …

• We cannot accept your point of view for the following reasons… Мы не согласны с Вашей точкой зрения по следующим причинам…

• We think/believe … Мы считаем, что …

• We have (no) difficulty in… Мы (не) испытываем трудности в…

• We have to admit that… Необходимо признать, что…

• We find (consider) it necessary (important, reasonable) to note … Считаем необходимым (важным, целесообразным) отметить …

• We wish to bring to you notice that / We would like to note that / We would like to note that … Обращаем ваше внимание на тот факт, что …

• We would welcome the opportunity… Мы были бы рады иметь возможность…

• You state (write, are writing) in your letter that … В Вашем письме Вы заявляете, что …

• AAMOF As A Matter Of Fact в сущности

• AFAIK As far as I know насколько я знаю

• BTW By The Way кстати

• CU see you увидимся

• F2F face to face наедине

• FOAF Friend of a Friend из третьих рук

• FYA For Your Amusement к вашей радости

• FYI For Your Information к вашему сведению

• HSIK How Should I Know? понятия не имею

• IMO In My Opinion по моему мнению

• IMHO In My Humble (Honest) Opinion по моему скромному мнению

• IOW In Other Words иными словами

• IWBNI It Would Be Nice If хорошо бы

• KIS Keep It Simple говори проще

• NRN No Reply Needed ответ необязателен

• OS Operating system операционная система

• OTL Over The Line сверх положенного

• OTOH On The Other Hand с другой стороны

• R Received получено

• TFS Thanks For Sharing спасибо за ссылку

• TIA Thanks in Advance заранее благодарен

• WOBTAM Waste of Bloody Time and Money потеря времени и денег

• WRT With Respect To с уважением к

Dear Partners,

Thank you for your email. I am out of office until Monday, March 25th. I do apologize for any inconvenience.

Best regards, Nina Simone

загрузка…

Поделитесь в соц.сетях:

Оцените статью: (Пока оценок нет) Загрузка...

Читайте также:

Наследование по закону — отца не стало п... Надо ли заверять передоверенные доверенн... Обязан ли судебныйпристав: знакомим с во... Обязательно ли работать при условном сро...