На предприятии вводится новое штатное расписание, в котором отсутствует моя должность: начальник отдела

Приказ о введении новой должности в штатное расписание – обязательный для заполнения документ при введении новой рабочей единицы (или нескольких).

ФАЙЛЫ

Скачать пустой бланк приказа о введении новой должности в штатное расписание .docСкачать образец приказа о введении новой должности в штатное расписание .doc

ШР является одной из форм защиты прав работников от произвольного увольнения. Оно документально закрепляет структуру предприятия, определяет перечень должностей и окладов сотрудников. Зачастую в развивающемся коллективе возникает необходимость создания новой рабочей единицы, не предусмотренной штатными документами. Для этого руководителем выносится приказ о введении в устоявшийся кадровый состав нового рабочего места.

Похожие вопросы

юрист Донцова Елена Ивановна:

Вы можете уволиться только по собственному желанию, либо по статье ТК РФ (инициатива работодателя). По сокращению не получится, т.к.

адвокат Рыжкова Наталия Александровна:

Алекс, преимущественное право на оставлении на работе при сокращении штата или численности работников предоставляется лицам, имеющим более высокую производительность труда или квалификацию.

юрист Арестов Константин Павлович:

1. Два месяца. Но если он думает очень долго, то вы имеете право предлагать эти же вакансии иным лицам. 2. Практически нет. Вы же обязаны выплатить ему компенсацию за неотработанные дни.

адвокат Николаев Юрий Геннадьевич:

Оксана, не подтвердив свою беременность документально, вы рискуете проиграть процесс. Предложить должны все имеющиеся вакансии, которые не противопоказаны по состоянию здоровья и с учетом квалификации.

адвокат Пугачева Ирина Александровна:

Здравствуйте! если будете принимать новых сотрудников — увольнение прежних по сокращению будет незаконным. И любой суд их восстановит

Кто составляет штатное расписание?

Если вы читали предыдущую статью, и, воспользовавшись данными там советами, возложили обязанности по ведению кадрового делопроизводства на кого либо из сотрудников, то вам точно известен тот человек, который этим займется.

Возможные ошибки

При утверждении приказа о введении новой должности работодатели не должны нарушать права действующих сотрудников или соискателей. Например, часто работодатель сначала «пробует» фактически ввести новую должность и возлагает обязанности по ней на кого-либо из сотрудников. Это нарушает право работника на выполнение только тех функций, которые прописаны трудовым договором и должностной инструкцией.

Важно! Поэтому новая штатная единица должна быть введена до момента обнародования вакансии в средствах массовой информации и тем более до момента фактического допуска лиц на работу.

Также кадровые работники зачастую избегают введения отдельных изменений в должностную структуру предприятия. В этом случае каждое новое повышение оклада, сокращение или введение рабочей единицы приводит к утверждению нового штатного расписания. Однако данный документ является основой всей кадровой структуры предприятия и не должен переиздаваться из-за незначительных корректировок. Менять штатное расписание целесообразно только в случае массовых кадровых перестановок.

А что делать с филиалами и обособленными подразделениями?

Немного усложним задачу. Допустим, на предприятии есть обособленное подразделение или филиал. Как составляется штатное расписание и кем утверждается?

При наличии обособленного подразделения ответ однозначный – штатное расписание составляется в головной организации и утверждается ее руководителем. Наименование обособленного подразделения отражается в графе 1 «Структурное подразделение».

При наличии филиала возможно два варианта.

Для начала вспомним, что филиал не является самостоятельным юридическим лицом и не является работодателем для сотрудников. Поэтому первый вариант – штатное расписание филиала включается в состав общего штатного расписания предприятия и утверждается руководителем предприятия.

Однако, филиалы могут осуществлять все функции юридического лица. Поэтому возможно составление штатного расписания в филиале и утверждение его руководителем филиала, но только в том случае, если такое право им прямо предоставлено. В этом случае в графе «Наименование организации» вносим название головной организации (например, ООО «ПРЕДПРИЯТИЕ»), а в графе 1 «Структурное подразделение» указываем наименование филиала (например, Филиал Северо-Западный ООО «ПРЕДПРИЯТИЕ»). В локальных нормативных актах прописываем процедуру передачи информации, например, путем предоставления в головную организацию заверенной копии штатного расписания филиала.

Сроки хранения приказа

Основные требования к срокам хранения документации предприятий и организаций установлены Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

Согласно разделу 8, части 8.1 документы, подтверждающие необходимость привлечения новых работников, должны храниться у работодателей в течение 5 лет.

Более длительные сроки предусмотрены для хранения первичных документов об изменении окладов или введении новых ставок, которые должны сохраняться в течение 75 лет, если сами приказы о данных изменениях утеряны.

Для обеспечения прав работников на пенсионные и социальные выплаты кадровую документацию необходимо хранить в течение всего периода деятельности предприятия (но не более 75 лет). Если работодатель прекращает свою деятельность раньше, все кадровые документы целесообразно передавать в территориальные подразделения государственных архивов.

Таким образом, введение новой структурной единицы в штат работодателя имеет нюансы, которыми нельзя пренебрегать, так как это приведет к нарушению интересов сторон трудового договора или потенциальных работников.

Утверждение штатного расписания.

Прежде всего, штатное расписание должны подписать должностные лица, ответственные за его составление и использующие его в своей работе. В унифицированной форме № Т-3 предусмотрены следующие подписи:

• руководитель кадровой службы;
• главный бухгалтер.

Если на предприятии отсутствует кадровая служба и как следствие ее руководитель, то подписывает штатное расписание работник, на которого возложены обязанности по ведению кадрового делопроизводства (см. предыдущую статью «А кто же кадровик»).

Штатное расписание может состоять из нескольких листов. В этом случае лица, подписывающие его, ставят подпись на последнем листе. НО!.. На моем штатном расписании подписи должностных лиц с расшифровками и датами подписи стоят на каждом листе. Вам советую делать так же. Это поможет избежать подделок, подлогов, фальсификаций.

Теперь составляем приказ об утверждении штатного расписания.

Обратите внимание, что в приказе указывается информация из штатного расписания. Количество штатных единиц указываем обязательно, а вот фонд заработной платы только в том случае, если его возможно было посчитать. В случае если это первое штатное расписание на предприятии, то и текст о прекращении действия старого писать не надо. Ознакомительные подписи ставят лица, подготовившие и подписавшие штатное расписание (кадровик и главный бухгалтер). В нашем примере это одно и то же лицо, поэтому и подпись одна.

Ознакамливать всех сотрудников со штатным расписанием необходимости нет. И на это две причины:

• Условия оплаты каждого работника оговорены в трудовом договоре и локальных нормативных актах с которыми вы знакомите сотрудника под роспись.
• Доход сотрудника является личным делом физического лица, а ознакомление со штатным расписанием делает эту информацию общедоступной.

Штатная расстановка.

Штатное расписание составили, утвердили и ввели в действие. Теперь расставляем людей. Документ «Штатная расстановка» не является обязательным и никаких рекомендаций по его ведению и заполнению законодатель не дал. Есть только одно маленькое НО. Для этого документа установлен срок хранения 75 лет (Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000). Данный документ можно не вести, но я советую потратить время и сделать штатную расстановку. Так вы всегда будете знать, кто и на какой должности работает, есть ли на предприятии вакантные места. Увидите в одном документе кто совмещает должности, и сможете оценить реальность данного совмещения. (Например, при заполнении таблицы со штатной расстановкой выясняется, что Василий Васильев работал в должности грузчика и на полставки уборщиком помещения склада. А месяц назад вы приняли в штат уборщицу, и Василий больше не отвлекается на уборку помещения…)

Чаще всего штатную расстановку заполняют в такой же таблице как и штатное расписание, добавив колонку с именами сотрудников. Но многие кадровики составляют собственный документ, в котором отражают не только соответствие должности определенному работнику, но и нахождение сотрудников в отпуске (особенно, если этот отпуск длинный) и замещение сотрудниками отсутствующих работников.

А если штатное расписание надо изменить?

Предполагается, что штатное расписание составляется на долгий период времени. Однако при необходимости в него можно вносить изменения. Количество изменений законодательно не регламентировано. Поэтому меняйте сколько хотите, но не забывайте утверждать изменения приказом. И если в текущем году у вас были изменения, да еще не одно, то советую на следующий год утвердить новое штатное расписание, что бы не путаться в ворохе бумаг.

Итак, вносим изменения. Они могут быть следующего характера:

• исключение вакантных должностей или целых подразделений в связи с организационными изменениями в работе предприятия;
• ввод новых штатных единиц при необходимости расширения производства или увеличения оказываемых услуг;
• сокращение штатных единиц, связанных с сокращением численности или штата предприятия;
• изменение окладов;
• переименование подразделений и должностей;
• прочие изменения, вносимые в штатное расписание в связи с изменением условий деятельности предприятия.

Рассматривать подробно все возможные изменения штатного расписания мы сейчас не будем. Большинство изменений затрагивает существенную информацию, содержащуюся в трудовых договорах с сотрудниками, и этим темам мы посвятим отдельные статьи. Затронем только два изменения, с которыми не требуется ознакомление сотрудников.

I. Дополнение штатного расписания новыми должностями.

Вам нужен новый сотрудник? Или вы решили организовать целое подразделение? Я сейчас обращаюсь к руководителю предприятия. Вызываем главного бухгалтера и кадрового работника и сообщаем им о своем желании. Данные сотрудники готовят проект приказа и передают его на согласование и подпись руководителю. Если же вы в одном лице и генеральный директор, и главный бухгалтер, да еще и возложили на себя обязанности по ведению кадрового делопроизводства – все гораздо проще. Сам придумал, сам написал, сам подписал.

Текст, примерно, такой:

II. Исключение из штатного расписания вакантных должностей.

Если вы прислушались к нашему совету, и ведете документ «Штатная расстановка», то для вас не составит труда увидеть, что у вас освободилась должность, в течение длительного времени ее никто не занимает и предприятие от этого не страдает.

Рассмотрим такую ситуацию – у вас уволилась уборщица, а ваш арендодатель предложил вам заключить дополнительное соглашение об уборке занимаемого вами помещения силами арендодателя. Думаю, что вы долго думать не будете, т.к. такой вариант значительно дешевле, а подпишите допсоглашение, а новую уборщицу искать не станете. В вашем штатом расписании появилась вакантная должность, которая возможно никогда не будет занята.

Готовим приказ с таким текстом:

Кому покажем штатное расписание?

Штатное расписание придется показать контролирующим органам при проведении проверки, а вот передать для проверки необходимо только заверенную копию штатного расписания. Также возможен вариант, когда проверяющий орган затребует только выписку из штатного расписания, содержащую сведения о штатных единицах, занимаемых конкретными работниками.

В случае обращения работника за информацией из штатного расписания, предоставляем только выписку, касающеюся должности, занимаемой этим работником. Указывать размеры окладов иных работников в выписке не допускается согласно норме ст. 88 ТК РФ о защите персональных данных в части их передачи.

На этом разговор о штатном расписании заканчиваем и переходим к иным локальным нормативным актам.

Поделитесь в соц.сетях:

Оцените статью: (Пока оценок нет) Загрузка...

Читайте также:

Нужно ли подавать уведомление о начале д... Пересдача ПДД — нужна ли пересдача ПДД п... Непонятная ситуация по осаго — при этом... Нарушение авторских прав — фотостудия вы...